Jak budować software house w Polsce?

Prawo zmienia się jeszcze szybciej, niż frameworki frontendowe.

Jak podają media branżowe (https://www.prawo.pl/prawnicy-sady/produkcja-prawa-w-polsce-raport-inflacji-prawa-w-2020-r,505769.html), w 2020 roku ogłoszono w polskich dziennikach urzędowych 125.890 nowych aktów prawnych. Przynajmniej raz znowelizowanych zostało 22.567 aktów. Tylko ustawa covidowa została zmieniona 66 razy. Oprócz tego mamy prawo unijne – rozporządzenia, które obowiązują w tym samym brzmieniu we wszystkich państwach członkowskich oraz dyrektywy (które kraj członkowski musi w określonym czasie wdrożyć w swoim lokalnym porządku prawnym).

Z ogromną liczbą przepisów powszechnie obowiązującego prawa w Polsce musi zmierzyć się każdy software house.

Od czego zacząć, z czym się musi zmierzyć przedsiębiorca?

Działalność gospodarcza – czyli w jaki sposób?

W Polsce możliwe jest prowadzenie działalności w różnoraki sposób. Poniżej omawiamy podstawowe rodzaje:

  • w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, wpisywanej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
  • w ramach spółki prawa handlowego;
  • w formie spółki cywilnej;
  • w formie stowarzyszenia lub fundacji.

Z racji tego, że nie polecamy prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej a stowarzyszenia i fundacje nie są tworami zaprojektowanymi z myślą o biznesie, pominiemy omówienie tych form.

jednoosobowa działalność gospodarcza

Jednoosobowa działalność gospodarcza charakteryzuje się pełną odpowiedzialnością przedsiębiorcy za wszystkie zobowiązania „firmy”. Trzeba podkreślić: nie mamy tutaj do czynienia z jakimś odrębnym majątkiem „firmy” (niezależnie od księgowego rozwiązania nabycia, np. komputerów), bo zarówno należności, jak i długi „firmy” należą do przedsiębiorcy.

Ta forma ma swoje zalety, ale i wady. Do zalet z pewnością należy obniżenie kosztów funkcjonowania „firmy” – przedsiębiorca wpisany do CEIDG nie musi posiadać skomplikowanej księgowości, jak chociażby spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Inną zaletą jest łatwość i szybkość rejestracji działalności, czego można dokonać nie ruszając się z domu (pod warunkiem, że posiada się profil zaufany, przy pomocy którego można złożyć wniosek do urzędu miasta właściwego ze względu na siedzibę firmy). W tej formie działalność można prowadzić samodzielnie i brak konieczności posiadania zaufanego wspólnika potraktować można jako kolejną zaletę.

Podstawową wadą jest nieograniczona odpowiedzialność własnym majątkiem za zobowiązania „firmy”. Jeżeli przedsiębiorca pozostaje w związku małżeńskim, w którym obowiązuje ustrój wspólności majątkowej, to wierzyciele mogą dochodzić zaspokojenia długów również z majątku wspólnego małżonków.

Inną wadą, bardziej wizerunkową jest to, że przedsiębiorca wpisany do CEIDG może być postrzegany jako mniej wiarygodny w relacjach handlowych, niż spółka. Nie zawsze jest tak jednak, gdyż dla osoby rozumiejącej zasady prowadzenia działalności gospodarczej w różnych formach bardziej wiarygodnym będzie samozatrudniony niż sztuczna spółka założona tylko po to by odsunąć faktycznego przedsiębiorcę (założyciela spółki) od jej zobowiązań.

spółka handlowa

W Polsce mamy do wyboru kilka rodzajów spółek handlowych: jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostą spółkę akcyjną oraz akcyjną. Nie będziemy omawiać każdej z tych spółek, jednakże wskazać należy na kilka kwestii.

Po pierwsze, spółka partnerska, komandytowa oraz komandytowo-akcyjna raczej nie powinny interesować przyszłego przedsiębiorcy. Spółka partnerska zarezerwowana jest tylko dla tzw. wolnych zawodów, natomiast spółka komandytowo-akcyjna jest mało praktyczna i niekorzystna podatkowo. Niestety niekorzystna podatkowo w 2021 roku stała się też spółka komandytowa, która podlega teraz podwójnemu opodatkowaniu (opodatkowani są wspólnicy – podatkiem dochodowym PIT oraz sama spółka – podatkiem dochodowym CIT).

Po drugie, po „odsianiu” spółek, o których mowa wyżej, jedyną spółką tzw. osobową w zestawieniu jest spółka jawna. Charakteryzuje się ona tym, że wspólnicy tej spółki odpowiadają pełnym majątkiem za jej zobowiązania, jeżeli spółka stała się niewypłacalna. W tej spółce związek wspólników (co najmniej dwóch – mogą to być osoby fizyczne, ale i spółki) ze spółką jest najściślejszy. Spółka jawna jest stosunkowo mało sformalizowana i tańsza w obsłudze i jest polecana tym osobom, które chcą wspólnie prowadzić działalność gospodarczą, ograniczyć koszty związane z funkcjonowaniem spółki a jednocześnie nie boją się nadmiernie odpowiedzialności za zobowiązania spółki (ze względu np. na profil świadczonych usług czy obsługiwanych klientów). W praktyce branży IT nie polecamy prowadzenia działalności gospodarczej w tej formie i zalecamy skierowanie uwagi w stronę spółek kapitałowych – omówionych poniżej. Autorzy niniejszego wpisu prowadzą działalność gospodarczą w formie spółki jawnej, wynika to jednak z tego, że radcowie prawni – jako osoby wykonujące zawód zaufania publicznego – nie mogą prowadzić działalności gospodarczej w formie spółki kapitałowej (muszą pozostać formalnie i osobiście odpowiedzialni za swoje zobowiązania). Branży IT to ograniczenie nie dotyczy.

Po trzecie, spółka z o.o., prosta spółka akcyjna i spółka akcyjna są spółkami tzw. kapitałowymi. Związek wspólników (akcjonariuszy) ze spółką nie jest ścisły. Spółki te reprezentuje zarząd. Są to spółki z wysoce sformalizowaną instrukcją „obsługi”, ale i droższe w utrzymaniu (konieczne prowadzenie ksiąg rachunkowych, wymóg opłacenia minimalnego kapitału zakładowego). Plusem spółek kapitałowych jest znacznie większe bezpieczeństwo prawne osób prowadzących spółkę. Odpowiedzialność wspólników/akcjonariuszy za zobowiązania spółki jest wyłączona. Odpowiedzialność członków zarządu jest zaś ograniczona w przypadku spółki z o.o. i prostej spółki akcyjnej oraz bardzo dalece ograniczona w przypadku spółki akcyjnej.

Mimo różnych wad prowadzenie działalności w formie spółki ma też sporo zalet. W naszej ocenie optymalną formą działalności dla software house jest spółka z o.o. bądź spółka akcyjna – zwłaszcza w przypadku prowadzenia działalności na szerszą skalę i realizacji projektów generujących ryzyko wyrządzenia klientom daleko idących szkód. Przy zakładaniu i rejestrowaniu spółki oraz dopełnianiu związanych z tym formalności (choćby zgłoszenia do CRBR) zalecanym jest skorzystanie z wsparcia prawnego radcy prawnego lub adwokata.

Osoby zainteresowane pozyskaniem szerszych informacji o zakładaniu spółek zapraszamy do współpracy oraz do lektury naszych publikacji dostępnych tutaj.

Personel

Niezależnie od formy prowadzenia działalności gospodarczej, nawiązać współpracę z zatrudnianym personelem można na różnorakie sposoby. Z personelem można zawrzeć:

  • umowę o pracę;
  • umowę cywilnoprawną;
  • umowę o współpracy gospodarczej (kontrakt B2B).

Oprócz tego w grę wchodzi wypożyczanie pracowników, a nawet całych zespołów (tzw. body leasing i team leasing), o czym mowa w naszych innych publikacjach.

Umowa o pracę

Umowa o pracę jest sformalizowanym stosunkiem prawnym, a treść tego stosunku wyznacza kodeks pracy i inne przepisy szczegółowe. Umowa o pracę nie może być sprzeczna z przepisami prawa pracy co oznacza, że jeżeli pracodawca chciałby wprowadzić klauzulę niezgodną z przepisami na niekorzyść pracownika (nawet nieznacznie), to klauzula ta nie znajdzie zastosowania – zastosowanie znajdzie odpowiedni przepis prawa pracy.

Z jednej strony umowa o pracę jest droga dla pracodawcy. By wypłacić pracownikowi 5.000 zł „na rękę”, pracodawca musi ponieść koszt ok. 8.400 zł (wynagrodzenie wypłacane pracownikowi stanowi jednak w całości koszt uzyskania przychodu pracodawcy). Umowa o pracę to normowany czas pracy, obowiązek zapłaty za nadgodziny, minimalny wymiar urlopu wypoczynkowego, zwolnienia chorobowe i macierzyńskie itd. Z drugiej strony to też pewność, że pracownik nie zrezygnuje z pracy „z dnia na dzień”; to też spokojna głowa przy ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Umowa o pracę jest też często korzystna wizerunkowo dla pracodawcy.

Trzeba pamiętać, że z zatrudnianiem powyżej określonej liczby osób ustawodawca wiąże obowiązki dla pracodawcy. Tytułem przykładu, przy zatrudnianiu powyżej 50 osób pracodawca zobowiązany jest wprowadzić regulamin pracy i regulamin wynagradzania, a pracodawcę zatrudniającego powyżej 20 osób obowiązują regulacje związane ze zwolnieniami grupowymi. Za chwilę pracodawcy objęci zostaną ponadto regulacjami dotyczącymi ochrony sygnalistów.

Umowa cywilnoprawna

W praktyce zastosowanie mają najczęściej dwa zasadnicze rodzaje umowy: umowa o dzieło oraz umowa zlecenia (bądź szerzej: umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu).

Popularność tej formy współpracy jest większa w odniesieniu do stażystów bądź specjalistów pozyskiwanych dorywczo do wykonania konkretnych zadań a nie prowadzących przy tym działalności gospodarczej. Te formy współpracy praktycznie niczego nie dają personelowi – nie dają stażu pracy, umowa o dzieło ma się nijak do przyszłej emerytury. Tak zwane umowy śmieciowe pozbawiają przy tym personel praw przewidzianych w kodeksie pracy.

Ponadto, istnieje dla przedsiębiorcy ryzyko zakwestionowania tego typu umów, jeżeli personel świadczy na ich podstawie usługi bądź wykonuje dzieło w sposób stały (tak jak przy etacie). Państwowa Inspekcja Pracy może doprowadzić do wszczęcia postępowania sądowego o ustalenie stosunku pracy. Jeżeli uda się jej wykazać, że zawarta umowa tak naprawdę odpowiada stosunkowi pracy, to w efekcie pracodawca może spodziewać się mandatu oraz obowiązku zapłacenia wszystkich należnych a zaległych składek na ZUS, zaliczek na podatek dochodowy, itd.

Korzystanie z tego typu umów jest też o tyle ryzykowne, że kolejne rządy obiecują ich „likwidację”. Z pewnością współpraca z personelem zatrudnionym na takiej podstawie jest również mniej stabilna i gorsza wizerunkowo.

Kontrakt b2b

W kontrakcie b2b przedsiębiorca ma do czynienia z drugim niezależnym przedsiębiorcą i jeśli nie chce obawiać się PIP czy KAS powinien zadbać o to by umowa współpracy należycie to odzwierciedlała. Takiego współpracownika nie wiąże regulamin pracy ani regulamin wynagradzania, nie trzeba zwracać uwagi na restrykcje wynikające z Kodeksu pracy. Nie oznacza to natomiast, że umowa może mieć kształt całkowicie dowolny – w myśl powiedzenia „papier przyjmie wszystko”.

Rozliczanie się z takim współpracownikiem jest niezmiernie proste, ponieważ wystawia on fakturę VAT, którą software house musi opłacić. Tylko tyle i aż tyle. Umowę B2B łatwiej również co do zasady wypowiedzieć – „zwykłego” wypowiedzenia umowy nie trzeba w żaden sposób uzasadniać, Kodeks cywilny daje też znaczny zakres swobody co do ustalania terminów jej wypowiedzenia.

Ochrona interesów ekonomicznych przedsiębiorcy

Zawieranie umów (obojętnie których) z personelem wiąże się z zasadnością zabezpieczenia podstawowych interesów ekonomicznych przedsiębiorcy, co realizowane jest często poprzez zawieranie dodatkowych umów o zakazie konkurencji czy poufności.

GDPR – ochrona danych osobowych już od projektowania procesów

O GDPR należy myśleć już przy rozpoczynaniu działalności. Często kwestia ta zostawiana jest „na później” a jest to duży błąd, gdyż im większy chaos w tym obszarze narośnie, tym trudniejsze i bardziej kosztowne będzie jego uporządkowanie. GDPR wprowadziło przy tym zasadę „privacy by design”, która oznacza, że o ochronie danych osobowych trzeba myśleć już od etapu projektowania procedur, systemów IT, produktów, instrukcji, czy innych procesów, a nie dopiero na jakimś późniejszym etapie. GDPR ma zastosowanie nie tylko w relacjach pracodawca-pracownik, ale również: pracodawca-klient, pracodawca-jego biuro księgowe, pracodawca-agencja rekrutująca itd. Więcej o ochronie danych osobowych można przeczytać tutaj.

Własność przemysłowa i prawa autorskie

Każde szanujące się przedsiębiorstwo chce się wyróżnić z tłumu, stworzyć własną, rozpoznawalną markę. Nieodzownym elementem wizerunku jest posiadanie logo i znaku słownego. Ważną dla przedsiębiorstwa posiadającego własne znaki towarowe kwestią jest to, by je zastrzec na poziomie krajowym, jak i w całej UE. W Polsce właściwym urzędem będzie Urząd Patentowy RP, natomiast na poziomie UE jest to Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO). Gdy działalność będzie prowadzona także poza UE, można się zgłosić do WIPO – Światowej Organizacji Własności Intelektualnej.

Co daje takie zastrzeżenie? Ano to, że jest się wyłącznie uprawnionym do korzystania z określonego znaku słownego lub logo na danym terytorium. Jeżeli jakiś podmiot bezprawnie przywłaszczy sobie taki znak, czy będzie go naśladował w taki sposób, że konsument może te znaki pomylić, można dochodzić od niego właściwych roszczeń.

O prawach autorskich w projektach IT pisaliśmy w innym naszym artykule, natomiast tutaj tylko zaznaczymy, że prawa autorskie dla software house są tym samym, czym dla śmigłowca śmigła – bez nich daleko się nie poleci.

Należy pamiętać, że czym innym jest ochrona własnych utworów przed podmiotami nieuprawnionymi do ich korzystania, a czym innym jest takie prowadzenie działalności, by samemu nie naruszyć praw innych podmiotów. W razie jakichkolwiek wątpliwości należy podjąć analizy prawne – im szybciej, tym lepiej, w myśl zasady „lepiej zapobiegać, niż leczyć”. Co najważniejsze należy zaś pamiętać, że nabycie praw autorskich zgodnie z polskim prawem wymaga zachowania formy pisemnej o czym software house często zapomina w relacjach ze swoim samozatrudnionym personelem, w przypadku którego do przejścia praw autorskich nie dochodzi z mocy prawa – na zasadzie właściwej dla relacji pracowniczej.

Podsumowanie

Wymieniliśmy podstawowe elementy, nad którymi trzeba się zastanowić najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej. Otoczenie prawne jest jednak bardziej złożone i bez obsługi prawnej „na bieżąco” łatwo się w nim pogubić.

To wszystko może przytłaczać, jednakże nie trzeba zajmować się tym samemu. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości prawnych warto zasięgnąć opinii radcy prawnego bądź adwokata.