➕Dbamy o Twój biznes

Pomagamy szybko i profesjonalnie

Praca zdalna w branży IT

Pandemia COVID-19 przyspieszyła w przedsiębiorstwach przemianę technologiczną. Rewolucja technologiczna, której wdrożenie przysparzało przedsiębiorcom problemów, musiała zostać zaimplementowana w przeciągu kilku miesięcy 2020 roku. W jednej chwili pracownicy opuścili swoje klimatyzowane biura, by przenieść się z firmowym sprzętem do domu. Do prawdziwej rewolucji doszło w branży IT, gdzie przeważnie brak przeszkód logistycznych by pracę świadczyć zdalnie. Na pewno ze względu na to, po części również ze względu na indywidualizm wielu ekspertów z tej branży, rozwiązanie to szybko zyskało na popularności i wiele osób nie myśli w ogóle o powrocie do biura.

Zareagować na zaistniałą sytuację pandemiczną musieli wszyscy – pracodawcy, pracownicy, ale i ustawodawca. Na czas pandemii wprowadzona do polskiego systemu prawnego została ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („ustawa covidowa”), która zawiera pierwsze polskie regulacje dotyczące „prawdziwej” pracy zdalnej – niestety lakoniczne i jedynie tymczasowe. Z uwagi na coraz większą popularność pracy zdalnej stało się jasne, że regulacje w tym zakresie na stałe zagoszczą w polskim systemie prawa. To wydarzyło się za sprawą nowelizacji kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r., która wchodzi w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Czym jest praca zdalna zgodnie z nowelizacją kodeksu pracy?

Art. 67¹⁸ znowelizowanego kodeksu pracy definiuje pracę zdalną jako wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W tym miejscu poczynić należy ważną uwagę formalną - kodeks pracy dotyczy wyłącznie pracowników – ustawodawca nie ingeruje w to jak samozatrudniony umówi się ze swoim zleceniodawcą na świadczenie usług. W świecie b2b to świadczenie usług w trybie onsite jest bardziej problematyczne niż remote.

Praca zdalna zastępuje z dniem 7 kwietnia 2023 r. w sposób formalny, bardzo mało popularną i mało praktyczną, instytucję telepracy.

O zasadach wprowadzania i odwoływania pracy zdalnej piszemy w osobnym wpisie. Tutaj skoncentrujemy się jeszcze na pewnych uwagach ogólnych, które warto wziąć pod uwagę w związku z wprowadzaniem pracy zdalnej.

Co należy wziąć pod uwagę wprowadzając pracę zdalną?

Wykonywanie pracy siedząc na tajskiej plaży, domku na polskiej wsi albo w paryskiej kawiarni kusi i pomysł ten szybko został podchwycony przez programistów. Jest to jednak rozwiązanie obarczone szeregiem ryzyk, które w wielkim skrócie zostaną omówione poniżej:

Po pierwsze, sprawy podatkowe związane z zagraniczną pracą zdalną:

zmiana miejsca zamieszkania pracownika może powodować błędne naliczanie kosztów uzyskania przez niego przychodów, co zmusi płatnika (czyli pracodawcę) do korygowania zaliczek na podatek dochodowy pracownika;
istnieje ryzyko zmiany rezydencji podatkowej pracownika, co z kolei może oznaczać obowiązek zapłacenia podatku dochodowego za granicą oraz konieczność zarejestrowania w systemie ubezpieczeń społecznych innego państwa;
pracownika mogą również dotyczyć obowiązki podatkowe lokalne, nieznane w polskim ustawodawstwie;
stałe wykonywanie pracy zagranicą może zostać uznane za prowadzenie działalności przez przedsiębiorcę na terytorium tego państwa. W tej sytuacji istnieje ryzyko powstania zakładu podatkowego.

Po drugie, ZUS w przypadku zagranicznej pracy zdalnej: co do zasady pracownik podlega zabezpieczeniu społecznemu państwa członkowskiego, w którym wykonuje pracę. Może się okazać, że nawet przejściowe wykonywanie tej pracy zagranicą powoduje powstanie obowiązków „zusowskich” w państwie obcym. Brak dogłębnej analizy tematu może doprowadzić do uznania takiego pracownika za granicą jako osoby nieubezpieczonej.
Po trzecie, Kodeks pracy: najbardziej palącą kwestią wynikającą z Kodeksu pracy jest tematyka BHP. Na pracodawcy ciążą liczne obowiązki związane z np. wypadkiem przy pracy, których nie jest w stanie dopełnić, jeżeli pracownik jest oddalony o setki kilometrów. Ponadto pracodawca musi być w stanie kontrolować spełnienie wymagań lokalowych i technicznych pracującego zdalnie, co w przypadku osób mobilnych i oddalonych znacznie od pracodawcy jest trudne do realizacji.
Po czwarte, bezpieczeństwo informacji: pracownik i pracodawca muszą stale spełniać wymogi związane z przetwarzaniem danych osobowych, bezpieczeństwem sieci, za pomocą której łączy się pracownik, bezpieczeństwem sprzętu. Siłą rzeczy taka kontrola przez pracownika jest ograniczona. Wykorzystywanie własnego prywatnego, lub co gorsza obcego sprzętu (np. gdy sprzęt służbowy doznał awarii) jest nie do pogodzenia z bezpieczeństwem danych.
Po piąte, GDPR: świadczenie pracy przez pracownika spoza obszaru EOG prowadzić będzie najczęściej do tego, że pracodawca dopuszczać będzie się przekazywania danych osobowych poza obszar EOG, co z kolei jest zasadniczo zabronione.

Widać więc, że materiały widywane nieraz w programach telewizyjnych, mówiące o tym jak wygodną i atrakcyjną dla pracy stacjonarnej jest praca zdalna świadczona z rajskiej wysypy, niewiele mają wspólnego z rzeczywistością prawną.

Problemy powyższe częściowo dotykają również samozatrudnionego personelu. Nie dotyczą go bowiem co prawda regulacje Kodeksu pracy, ale nadal aktualnymi są ryzyka dot. np. zmiany rezydencji podatkowej, ustalenia zakładu podatkowego, czy naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych.

Wpisy powiązane: