Dbamy o Twój biznes

Pomagamy szybko i profesjonalnie

Praca zdalna w branży IT

Pandemia COVID-19 przyspieszyła w przedsiębiorstwach przemianę technologiczną. Rewolucja technologiczna, której wdrożenie przysparzało przedsiębiorcom problemów, musiała zostać zaimplementowana w przeciągu kilku miesięcy 2020 roku. W jednej chwili pracownicy opuścili swoje klimatyzowane biura, by przenieść się z firmowym sprzętem do domu. Do prawdziwej rewolucji doszło w branży IT, gdzie przeważnie brak przeszkód logistycznych by pracę świadczyć zdalnie. Na pewno ze względu na to, po części również ze względu na indywidualizm wielu ekspertów z tej branży, rozwiązanie to szybko zyskało na popularności i wiele osób nie myśli w ogóle o powrocie do biura.

Zareagować na zaistniałą sytuację pandemiczną musieli wszyscy – pracodawcy, pracownicy, ale i ustawodawca. Na czas pandemii wprowadzona do polskiego systemu prawnego została ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („ustawa covidowa”), która zawiera pierwsze polskie regulacje dotyczące „prawdziwej” pracy zdalnej – niestety nadal niepełne i jedynie tymczasowe.

Czym jest praca zdalna i dlaczego nie jest to telepraca?

Ustawa covidowa zdefiniowała pracę zdalną jako wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania, na polecenie pracodawcy. Od razu rzuca się w oczy, że ustawa reguluje pracę zdalną wyłącznie pracowników – ustawodawca nie ingeruje w to jak samozatrudniony umówi się ze swoim zleceniodawcą na świadczenie usług. W świecie b2b to bardziej świadczenie usług w trybie onsite jest bardziej problematyczne niż remote. Po drugie, praca zdalna może być wykonywana tylko na czas określony. Dlaczego określony? Bo zgodnie z ustawą, pracę zdalną można wykonywać wyłącznie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Praca zdalna jest zatem rozwiązaniem tymczasowym. Po trzecie, pracodawca poleca wykonywanie pracy zdalnej. Nie prosi, nie wnioskuje, nie umawia się, nie uzgadnia, a poleca. Polecenie można cofnąć w każdym czasie.

Nie każdemu pracownikowi można polecić wykonywanie pracy w sposób zdalny, a tylko takiemu który ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Z tego wynika, że jeżeli pracownik miał możliwości techniczne oraz lokalowe, ale potem je utracił, to pracodawca powinien swoje polecenie cofnąć, ze względu na brak spełniania ustawowej przesłanki.

Ponadto pracownik powinien otrzymać od pracodawcy narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej. Co gdy pracodawca poleci wykonywanie pracy zdalnej, a nie przekaże pracownikowi laptopa lub telefonu służbowego, które są niezbędne do pracy? Przepisy nie dają bezpośredniej odpowiedzi na to pytanie, natomiast można się zastanowić, czy nie jest to podstawą do odmowy świadczenia pracy. Pracodawca mógłby zaproponować pracownikowi, by ten korzystał ze swojego prywatnego sprzętu do celów służbowych, jednakże to na mocy odrębnej umowy i za stosownym ekwiwalentem, przy zachowaniu wymogów bezpieczeństwa informacji w związku z używaniem nie służbowego sprzętu.

Praca zdalna jest obecnie uregulowana tylko w ustawie covidowej, natomiast w kodeksie pracy od wielu lat znajduje się tzw. telepraca. Czym ona jest?

Telepraca jest pracą, która może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Od pracy zdalnej telepracę różnią kwestie proceduralne:

  • po pierwsze, praca zdalna jest wynikiem wydania polecenia pracownikowi, natomiast telepraca wymaga uregulowania w umowie o pracę, czy regulaminie obowiązującym w firmie;

  • po drugie, praca zdalna możliwa jest obecnie na określony czas, natomiast telepraca może się odbywać na czas swobodne określony przez pracodawcę i pracownika;

  • po trzecie, pracę zdalną łatwo wycofać, natomiast w przypadku telepracy każda ze stron umowy o pracę w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zakończenie wykonywania pracy w formie telepracy i powrót do poprzednich warunków. Natomiast w przypadku telepracowników, którzy od samego początku wykonują pracę w formie telepracy, zakończenie możliwe jest w trybie wypowiedzenia zmieniającego bądź porozumienia pomiędzy stronami;

  • po czwarte, w obu formach sprzęt do pracy dostarcza pracodawca, natomiast przy telepracy wyraźnie uregulowano, że pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny, jeżeli korzysta z prywatnego sprzętu.

Jak wynika z powyższego zestawienia, praca zdalna jest bardziej elastyczna, zwłaszcza w kontekście jej zakończenia.

Praca zdalna poza miejscem zamieszkania i poza Polską

Wykonywanie pracy siedząc na tajskiej plaży, domku na polskiej wsi albo w paryskiej kawiarni kusi i pomysł ten szybko został podchwycony przez programistów. Jest to jednak rozwiązanie obarczone szeregiem ryzyk, które w wielkim skrócie zostaną omówione poniżej:

  • Po pierwsze sprawy podatkowe:

    • zmiana miejsca zamieszkania pracownika może powodować błędne naliczanie kosztów uzyskania przez niego przychodów, co zmusi płatnika (czyli pracodawcę) do korygowania zaliczek na podatek dochodowy pracownika;

    • istnieje ryzyko zmiany rezydencji podatkowej pracownika, co z kolei może oznaczać obowiązek zapłacenia podatku dochodowego za granicą oraz konieczność zarejestrowania w systemie ubezpieczeń społecznych innego państwa;

    • pracownika mogą również dotyczyć obowiązki podatkowe lokalne, nieznane w polskim ustawodawstwie;

    • stałe wykonywanie pracy za granicą może zostać uznane za prowadzenie działalności przez przedsiębiorcę na terytorium tego państwa. W tej sytuacji istnieje ryzyko powstania zakładu podatkowego.

  • Po drugie ZUS: co do zasady pracownik podlega zabezpieczeniu społecznemu państwa członkowskiego, w którym wykonuje pracę. Może się okazać, że nawet przejściowe wykonywanie tej pracy powoduje powstanie obowiązków „zusowskich” w państwie obcym. Brak dogłębnej analizy tematu może doprowadzić do uznania takiego pracownika za granicą jako osoby nieubezpieczonej.

  • Po trzecie Kodeks pracy: najbardziej palącą kwestią wynikającą z Kodeksu pracy jest tematyka BHP. Na pracodawcy ciążą liczne obowiązki związane z np. wypadkiem przy pracy, których nie jest w stanie dopełnić, jeżeli pracownik jest oddalony o setki kilometrów. Ponadto pracodawca musi być w stanie kontrolować spełnienie wymagań lokalowych i technicznych pracującego zdalnie, co w przypadku osób mobilnych i oddalonych znacznie od pracodawcy jest trudne do realizacji.

  • Po czwarte bezpieczeństwo informacji: pracownik i pracodawca muszą stale spełniać wymogi związane z przetwarzaniem danych osobowych, bezpieczeństwem sieci, za pomocą której łączy się pracownik, bezpieczeństwem sprzętu. Siłą rzeczy taka kontrola przez pracownika jest ograniczona. Wykorzystywanie własnego prywatnego, lub co gorsza obcego sprzętu (np. gdy sprzęt służbowy doznał awarii) jest nie do pogodzenia z bezpieczeństwem danych.

  • Po piąte GDPR: świadczenie pracy przez pracownika spoza obszaru EOG prowadzić będzie najczęściej do tego, że pracodawca dopuszczać będzie się przekazywania danych osobowych poza obszar EOG, co z kolei jest zasadniczo zabronione.

Krok nr 5: realizacja obowiązków informacyjnych wobec osób zatrudnionych

Widać więc, że materiały widywane nieraz w programach telewizyjnych, mówiące o tym jak wygodną i atrakcyjną dla pracy stacjonarnej jest praca zdalna świadczona z rajskiej wysypy, niewiele mają wspólnego z rzeczywistością prawną.

Problemy powyższe częściowo dotykają również samozatrudnionego personelu. Nie dotyczą go bowiem co prawda regulacje Kodeksu pracy, ale nadal aktualnymi są ryzyka dot. np. zmiany rezydencji podatkowej, ustalenia zakładu podatkowego, czy naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych.

Przyszła regulacja pracy zdalnej

W czerwcu 2022 r. do parlamentu wpłynął projekt nowelizacji Kodeksu pracy, dzięki czemu praca zdalna zostanie uregulowana. Według stanu na sierpień 2022 r. projekt przeszedł I czytanie w Sejmie, a więc od pracy zdalnej – zwłaszcza w branży IT – nie ma odwrotu. Otwartym pozostaje jedynie pytanie w jak szerokim zakresie i na jakich warunkach będzie mogła ona być świadczona.


Wpisy powiązane:

Ochrona informacji poufnych w IT

Zatrudnianie cudzoziemców w branży IT

Workation w branży IT a wymogi prawne

Nearshoring vs offshoring w IT

Data publikacji: 08.08.2021.

Kontakt

Borek Doliński Radcowie Prawni sp. j.

Plac Wolności 2/4, 61-738 Poznań

office@bdrp.pl

[0048] 530 001 500 // 510 551 991

O nas

Specjalizujemy się w obsłudze prawnej biznesu, ze szczególnym uwzględnieniem branży IT.

Oferujemy najwyższą jakość świadczonego wsparcia prawnego, wysoką responsywność i osobiste zaangażowanie wspólników Kancelarii.