➕Dbamy o Twój biznes

Pomagamy szybko i profesjonalnie

Jak wprowadzić pracę zdalną?

W dniu 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie nowe przepisy Kodeksu pracy regulujące pracę zdalną. Tym samym, występujące od blisko trzech lat w obrocie zjawisko zyskuje pełnowymiarowe unormowanie i na stałe zagości w polskim porządku prawnym. Pracodawcy i pracownicy nie będą już z obawą wyczekiwać informacji o odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, który uzasadniał stosowanie lakonicznych przepisów o pracy zdalnej w ramach regulacji covidowych.

Jak dotąd – na podstawie tymczasowych covidowych regulacji – praca zdalna była bardzo wygodnym narzędziem dla pracodawców, którzy mogli jednostronnie (w drodze polecenia) zobowiązać podwładnego do pracy poza siedzibą zakładu pracy bez określania szczegółowych warunków świadczenia takiej pracy. Nowe przepisy wprowadzają dwie zasadnicze zmiany względem stanu prawnego, który powoli odchodzi do lamusa.

Pierwsza zmiana polega na tym, że co do zasady praca zdalna będzie mogła być wykonywana na mocy uzgodnień stron stosunku pracy, a tylko wyjątkowo pracodawca będzie mógł jednostronnie (a więc nawet wbrew woli pracownika) narzucić zdalny tryb pracy. Taka możliwość zaistnieje w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (w takim wypadku pracownik musi dodatkowo złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej).

Co do samych uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem w zakresie pracy zdalnej, to w świetle przepisów, mogą one być poczynione przy zawieraniu umowy o pracę bądź w trakcie zatrudnienia. Na tę różnicę należy zwrócić szczególną uwagę, ponieważ jeśli praca zdalna była przewidziana już przy zatrudnieniu jako dedykowana forma współpracy, to zmiana formuły pracy zdalnej na stacjonarną będzie możliwa tylko za zgodą obu stron stosunku pracy. Inaczej natomiast będzie w sytuacji, gdy praca zdalna zostanie uzgodniona w trakcie zatrudnienia – wówczas obowiązują bardziej rozbudowane zasady, którym omawiamy poniżej.

Druga zmiana polega na wprowadzeniu zasad świadczenia pracy zdalnej, co dotychczas owiane było milczeniem ustawodawcy, który dawał wolną rękę w tym zakresie. Ustawa wprowadza wymóg określenia przez pracodawcę zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź w regulaminie, które muszą określać:

grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
zasady pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną;
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
zasady porozumiewania się, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Jeśli u pracodawcy nie zostanie przyjęte porozumienie związkowe ani regulamin pracy zdalnej, to praca zdalna będzie dopuszczalna na mocy porozumieniu z pracownikiem, które będzie musiało zawierać wszystkie w/w elementy regulaminowe (oczywiście poza pierwszym z w/w elementów).

Warto także wskazać, że nowe przepisy przewidują nie tylko pracę całkowicie zdalną, ale także hybrydową, co wynika z definicji pracy zdalnej zawartej w ustawie:

„Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (…), w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)”.

Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, by pracownik wykonywał pracę np. przez 3 dni w biurze, a przez 2 dni w miejscu zamieszkania.

Ustawodawca przewidział jeszcze inną formę współpracy, tj. pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie, która będzie mogła być wykonywana ad hoc na wniosek pracownika (pracodawca ma obowiązek taki wniosek uwzględnić) w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to rodzaj pracy w trybie tzw. home office, który był popularny jeszcze przed pandemią, a teraz staje się regulacją ustawową. Pracodawcy, którzy nie przewidują wprowadzania stałej pracy zdalnej ani hybrydowej, muszą pamiętać o zaktualizowaniu swych regulaminów pracy o zapisy dotyczące pracy zdalnej okazjonalnej, która zachowuje pełną odrębność.

Jak wspomniano wcześniej, nowe przepisy Kodeksu pracy dają możliwość wprowadzenia pracy zdalnej na mocy uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Na tę różnicę obie strony stosunku pracy muszą zwrócić szczególną uwagę, ponieważ moment wyboru tej formy współpracy rzutuje na prawa i obowiązki stron.

W przypadku, gdy wykonywanie pracy zdalnej zostało przewidziane przez strony stosunku pracy już przy zawieraniu umowy, to sprawa staje się zupełnie prosta. Jest to forma dedykowana i odstępstwa od niej (przejście z modelu pracy zdalnej na stacjonarną) będą możliwe tylko wtedy, gdy obie strony umowy wyrażą na to zgodę. Wynika to z faktu, iż spora część pracodawców zaprojektowała funkcjonowanie swoich przedsiębiorstw w oparciu o usługi personelu świadczone spoza biura, co pozwala na pewne oszczędności, a okres pandemii takim rozwiązaniom sprzyjał. Gdyby więc pracownik nagle stwierdził, że nie chce pracować z domu i oczekuje udostępnienia mu biurka w siedzibie pracodawcy (lub co gorsza stworzenia oddziału w mieście, w którym pracownik przebywa), stawiałoby to pracodawcę w wybitnie niekomfortowym położeniu. Stąd też wprowadzono zapisy, w myśl których pracownik wie na co się pisze i nie może oczekiwać zmian, chyba że pracodawca na nie się zgodzi. Przepis ten działa oczywiście w dwie strony, bowiem pracodawca nie może nakazać pracownikowi dedykowanemu do pracy zdalnej świadczenia usług z biura i na taką zmianę będzie potrzebował zgody podwładnego. Pamiętać jednak należy o tym, że nawet w wypadku, gdy strony uzgodniły pracę zdalną przy zawieraniu umowy, to pracodawca ma obowiązek umożliwić pracownikowi przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, obiektów socjalnych itp.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy praca zdalna zostanie uzgodniona w trakcie zatrudnienia. Ustawodawca wprowadził określone zasady przy wprowadzaniu tego modelu i jego znoszeniu. Praca zdalna może być wprowadzona z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Poza wyjątkami omówionymi wcześniej, pracownik nie musi się godzić na tę formę współpracy i jeśli odmówi pracy zdalnej, to nie mogą go za to spotkać negatywne konsekwencje, co ustawodawca zagwarantował w art. 67²³ oraz art. 67²⁹ §2 KP. Pracodawca, co do zasady, może również nie uwzględnić wniosku pracownika. Ustawa przewiduje jednak wyjątek obligujący pracodawcę do uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, jeśli wniosek składa:

pracownica w ciąży;
pracownik opiekujący się dzieckiem do 4-go roku życia;
pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności oraz zasady porozumiewania się, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
pracownik, o którym mowa w art. 142¹ §1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy.

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku w/w pracownikom tylko, jeśli praca zdalna nie będzie możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Samo wystąpienie przez pracownika z takim wnioskiem nie może narażać go na ujemne konsekwencje ze strony pracodawcy (vide: art. 67²³ oraz art. 67²⁹ §2 KP).

Jeszcze ciekawiej uregulowano kwestię zaprzestania wykonywania pracy zdalnej i przywrócenia poprzednich warunków pracy. Otóż pracodawca i pracownik w każdym czasie mogą się „rozmyślić” i złożyć drugiej stronie wiążący wniosek w tym zakresie (wówczas strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków pracy, nie dłuższy jednak niż 30 dni od otrzymania wniosku). Zastrzeżono jednak, że pracodawca takiego wniosku nie będzie mógł złożyć żadnemu z pracowników wskazanych w powyższej liście, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Ustawodawca zabezpieczył pracowników, którzy będą chcieli zrezygnować z pracy zdalnej i powrócić do stacjonarnego trybu, bowiem pracodawca nie będzie mógł wypowiedzieć takiemu pracownikowi umowy z powodu rezygnacji z pracy zdalnej ani w jakikolwiek sposób dyskryminować (art. 67²³ i art. 67²⁹ §2 KP).

Mając na względzie powyższe regulacje, wprowadzenie pracy zdalnej wiąże się z daleko idącymi konsekwencjami, których strony stosunku pracy muszą być świadome i – o ile to możliwe – jeszcze przed zawarciem umowy o pracę.

Wpisy powiązane: