Z dniem 25 września 2024 r. zaczną obowiązywać przepisy ustawy o ochronie sygnalistów. Ustawa implementująca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków, przewidując odpowiedzialność karną za ich niewdrożenie.

Nowe przepisy mają na celu zapewnienie ochrony prawnej osobom zgłaszającym informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, przy czym naruszenie prawa musi dotyczyć zagadnień wyszczególnionych w ustawie (np. korupcji, ochrony środowiska, ochrony danych osobowych i prywatności, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych).

Jednym z najistotniejszych obowiązków jakie ustawa wprowadza jest przyjęcie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Pytanie zasadnicze brzmi: kto ma taki obowiązek? Odpowiedź brzmi: podmioty prawne, wśród których wyróżniamy podmioty publiczne (jednostki sektora finansów publicznych) oraz podmioty prywatne, a więc:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
• osoby prawne (np. spółki z o.o., spółki akcyjne, spółdzielnie),
• jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną (np. spółki osobowe),
• pracodawcy (jeżeli nie są podmiotami publicznymi).

Podmioty te, z pewnymi wyjątkami (dot. np. sektora finansowego) muszą jednak zatrudniać według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku co najmniej 50 osób.

Nie chodzi tu jednak wyłącznie o pracowników, bowiem ustawa posługuje się pojęciem „osób wykonujących pracę zarobkową”, a art. 23 ust. 2 stanowi, iż „Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia”.

Wbrew pozorom brzmienie przepisu nie jest wolne od wątpliwości, bowiem nie rozstrzyga ono literalnie czy w rachubę należy brać samozatrudnionych współpracujących z podmiotem prawnym w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej (tzw. współpracownicy na B2B). Wydaje się, że intencją ustawodawcy było ujmowanie tych osób w procesie ustalania obowiązku polegającego na ustanowieniu w/w procedury, o czym świadczą wzmianki o braku zatrudniania innych osób (samozatrudnieni zazwyczaj nie zatrudniają nikogo), a także podkreślenie braku znaczenia podstawy zatrudnienia. Z pewnością zabrakło natomiast dodania jasnej wzmianki o tym, że do w/w liczby 50 osób wlicza się również osoby świadczące usługi a nie tylko pracę (a jeszcze lepiej, wskazania wprost, że wliczane są również osoby prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą - jak w art. 304 kodeksu pracy). Wzmianka taka pojawia się w innych przepisach ustawy, co mogłoby dawać podstawy do twierdzenia, że a contrario (a więc na zasadzie przeciwieństwa) intencją ustawodawcy nie było uwzględnianie samozatrudnionych przy liczeniu stanu zatrudnienia na potrzeby ustalenia obowiązku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Wydaje się jednak, że taka interpretacja jest sprzeczna z duchem ustawy i zalecamy stanowczo by samozatrudnionych uwzględniać przy ocenianiu czy jest się objętym obowiązkiem wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych (abstrahując od tego, że procedurę taką warto wdrożyć nawet jeśli nie jest się do tego bezwzględnie zobowiązanym - o czym mowa poniżej).

Bez względu więc na powyższe, podmioty prawne zatrudniające poniżej 50 osób mogą przyjąć taką procedurę, stąd też warto w taki dokument się zaopatrzyć, zwłaszcza, że jego przyjęcie może pozwolić uniknąć zgłoszeń zewnętrznych kierowanych do Rzecznika Praw Obywatelskich, czy ujawnienia publicznego, które dla podmiotu prawa dotkniętego takim krokiem mogą być bardziej dolegliwe.

Treść procedury zgłoszeń wewnętrznych dzieli się na elementy obligatoryjne oraz fakultatywne.

Elementy obligatoryjne

Obowiązkowo w procedurze należy ująć:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej "adresem do kontaktu";
3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej (przy czym ten punkt wejdzie w życie 3 miesiące później - 25 grudnia 2024 roku).

Elementy fakultatywne

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo:

1. rozszerzyć katalog naruszeń prawa podlegających wewnętrznemu zgłoszeniu (np. o zagadnienia związane z prawem pracy, które zostały przez ustawę pominięte);
2. objąć wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
3. objąć wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
4. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

W szczególności ten ostatni punkt warty jest głębszego przeanalizowania i urzeczywistnienia. Każdej bowiem organizacji zależy na dbaniu o swój wizerunek w oczach opinii publicznej, zwłaszcza klientów. Warto zatem podjąć wzmożone starania o to, by zapobiec nagłaśnianiu przypadków naruszenia prawa w organizacji przez dokonywanie przez sygnalistę zgłoszeń zewnętrznych czy ujawnień publicznych. Służyć temu mają właśnie zachęty (marchewka), a nie represje w postaci działań odwetowych (kij).

Konsultacje

W tym miejscu należy zwrócić uwagę nie tylko na treść procedury, ale także na sposób jej przyjęcia. Ustawa wymaga od podmiotu prawnego poprzedzenia przyjęcia procedury przeprowadzeniem konsultacji z zakładową organizacją związkową (wszystkimi związkami zawodowymi działającymi w organizacji) albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym (jeżeli w podmiocie nie działa zakładowa organizacja związkowa).

Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

Co istotne, podmioty prawne są zobligowane do udzielenia osobom ubiegającym się o pracę (na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby) informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy (art. 24 ust. 6 ustawy).

Podsumowanie

Każda organizacja powinna rozważyć wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, nawet jeśli nie osiąga pułapu zatrudnienia na poziomie 50 osób. Procedura winna być tak przygotowana, aby nie tylko uwzględniała wymogi prawne przewidziane ustawą, ale przede wszystkim umożliwiła organizacji skuteczne zarządzanie incydentami związanymi z potencjalnym naruszeniem prawa.

Dodajmy, że zgodnie z art. 58 ustawy nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny. Szerzej o sankcjach piszemy tutaj.

Zachęcamy do kontaktu w sprawie sporządzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, która musi być skrojona na potrzeby danej organizacji.

🔝compliance - wszystkie wpisy

Data publikacji: 28.06.2024