Lokal jest jednym z najważniejszych elementów każdego przedsiębiorstwa. Tym większą wagę przywiązywać więc należy do jakości umowy najmu lokalu użytkowego mającego służyć przedsiębiorcy. Niezależnie od tego czy lokalem jest biuro, hala produkcyjna, czy magazyn, najem takiego lokalu wiąże się często z poniesieniem wysokich kosztów adaptacyjnych oraz długoterminowym zobowiązaniem finansowym – zwłaszcza w przypadku najmu na czas określony. Przyjrzyjmy się więc najważniejszym kwestiom na jakie zwrócić uwagę powinien najemca lokalu.
CZAS TRWANIA NAJMU
Przede wszystkim musimy zdecydować czy najem ma być zawarty na czas określony czy nieokreślony. Oba rozwiązania mają zarówno swoje zalety, jak i wady. Podstawową zaletą umowy zawartej na czas określony jest stabilność i związana z nią lepsza możliwość planowania. Zawarcie najmu na czas określony jest zalecane w szczególności wówczas gdy ponosimy wysokie koszty adaptacji lokalu oraz gdy zależy nam by lokal ten pozostał do naszej dyspozycji w określonym przedziale czasu. Jeśli jednak zależy nam na elastyczności, nie jesteśmy np. pewni czy biznes się powiedzie i czy stać będzie nas na utrzymywanie danego lokalu, wartym rozważenia będzie najem na czas nieokreślony – dający większe możliwości w zakresie rozwiązania stosunku najmu.
MOŻLIWOŚĆ WYPOWIEDZENIA NAJMU
W przypadku gdy lokal najmiemy na czas nieokreślony, najważniejszym jest upewnienie się, iż odpowiada nam wskazany w umowie okres wypowiedzenia umowy – nie jest on ani za krótki (zagrażając stabilności naszego biznesu) ani za długi (umożliwiając wypowiedzenie umowy gdy przestanie być ona dla nas opłacalna). Niezwykle ważny jest również dopilnowanie byśmy w określonych sytuacjach posiadali uprawnienie do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym (lub przynajmniej przyspieszonym) oraz by uprawnienia wynajmującego w tym zakresie nie były zbyt szerokie.
Problem wypowiedzenia umowy najmu jest tym bardziej istotny jeśli zdecydujemy się zawrzeć umowę na czas określony. Zgodnie z art. 673 §3 Kodeksu cywilnego, jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, strony mogą wypowiedzieć najem jedynie w wypadkach określonych w umowie (lub w ustawie). Bardzo ważnym jest więc wprowadzenie do umowy najmu zapisów przewidujących możliwość przedterminowego wypowiedzenia najmu w określonych sytuacjach, których wystąpienie może powodować, że na najem danego lokalu nie będzie już nas stać lub też przestanie on po prostu być dla nas korzystny. Wyobraźmy sobie np. sytuację, w której za grube pieniądze najmujemy prestiżowy lokal na drugiej kondygnacji budynku bez windy, którego właściciel decyduje się nagle przeprowadzić gruntowny remont klatki schodowej – wiążący się z ogromnymi ilościami hałasu i brudu, utrudniającymi pracę oraz odstraszającymi potencjalnych klientów.
KOSZTY PRAC ADAPTACYJNYCH
Po pierwsze ocenić powinniśmy jak duże nakłady będziemy musieli ponieść by zaadaptować lokal do naszych potrzeb. Po drugie, ustalić powinniśmy czy wynajmujący będzie w jakiś sposób w tych kosztach partycypował (np. obniżając w określonym czasie wysokość czynszu najmu). Po trzecie, nie możemy pozwolić sobie na sytuację, w której przez kilka tygodni będziemy prowadzić gruntowny remont lokalu, dostosowując go do naszych potrzeb i wymagań, bezpośrednio po czym wynajmujący wypowie nam umowę. Zabezpieczyć więc musimy kwestię okresu obowiązywania umowy oraz ewentualnego rozliczenia poniesionych przez nas kosztów adaptacyjnych w sytuacji, w której lokal będziemy musieli opuścić (niekoniecznie na skutek wypowiedzenia złożonego przez wynajmującego, ale również w rozmaitych sytuacjach losowych – np. gdy wystąpi przesłanka umożliwiająca nam przedterminowe wypowiedzenie najmu).
ZASADY PONOSZENIA NAKŁADÓW NA LOKAL
Kwestię tę reguluje co prawda w pewnym zakresie Kodeks cywilny (art. 681 oraz art. 675 i 676 w zw. z art. 680 k.c.), najlepiej jednak doprecyzować ją w umowie. Najbezpieczniej jest więc wskazać jakie koszty ponosić będzie musiał najemca, a jakie ciążyć będą na wynajmującym oraz jakie uprawnienia będą nam przysługiwać gdy wynajmujący będzie uchylał się od obowiązku dokonania określonych napraw czy remontów. Warto również rozstrzygnąć w jakim zakresie zobowiązani będziemy do odświeżenia lokalu przed jego zwrotnym wydaniem wynajmującemu (w szczególności gdy obejmujemy lokal w stanie zaniedbanym i musimy już na wstępie ponieść koszty jego odmalowania, czy też innych nakładów). Bardzo ważnym w tym kontekście jest również odpowiednie udokumentowanie stanu technicznego i wizualnego lokalu w chwili wydania go nam przez wynajmującego.
UPRAWNIENIA WYNAJMUJĄCEGO
Wynajmujący próbują zastrzegać sobie nieraz rozmaite nadmierne uprawnienia, mogące postawić nas w bardzo trudnej sytuacji lub doprowadzić do różnego rodzaju kłopotów. Może to być np. prawo wynajmującego do wstępu do lokalu podczas naszej nieobecności (co zagraża naszym interesom – np. tajemnicy przedsiębiorstwa oraz jest trudne do pogodzenia np. z zasadami ochrony danych osobowych przetwarzanych w lokalu). Zdarzają się też np. zapisy uprawniające wynajmującego do zobowiązania nas do opróżnienia najmowanego lokalu w zamian za wydanie nam innego lokalu wskazanego przez wynajmującego (brzmi to oczywiście absurdalnie, ale naprawdę zdarzają się w umowach tego typu postanowienia). Wyobraźnia ludzka jest bogata stąd koniecznym jest dopilnowanie by w umowie nie znalazły się zapisy, które mogą nie tylko grozić naszym interesom, ale prowadzić również do naruszenia przez nas obowiązujących przepisów prawa.
KARY UMOWNE
Istnieje kategoria wynajmujących, którzy narzucają w umowie niezliczone ilości kar umownych, które nakładać będą mogli na swoich najemców – nie tylko w sytuacjach obiektywnie to uzasadniających, ale również w razie niedostosowania się przez najemcę do rozmaitych, wyszukanych nieraz i całkowicie absurdalnych żądań wynajmującego. Wynajmujący tacy starają się najczęściej uspokajać najemców frazesami typu „nie martwcie się, przecież nie nałożymy na Was tych kar”, „o co Wam chodzi, wszyscy akceptują te kary”, „nie możemy się zgodzić na usunięcie tych zapisów bo takie mamy wewnętrzne zasady w korporacji”. Akceptacja takich zapisów przez przedsiębiorcę prowadzi nieraz do poważnych problemów i wysokich roszczeń finansowych wysuwanych przez wynajmujących.
PODSUMOWANIE
Miejmy świadomość tego jak istotnym dokumentem jest umowa najmu lokalu użytkowego. Najmując lokal użytkowy nie podlegamy ochronie prawnej przewidzianej dla najemców lokali mieszkalnych, co daje wynajmującym znacznie szersze pole do nadużyć. Pamiętajmy, że bardzo często dokument umowy to nie wszystko. Konieczne jest również zapoznanie się z załącznikami do umowy (nierzadko bardzo rozbudowanymi instrukcjami i regulaminami korzystania z lokalu, partycypowania w rozmaitych kosztach związanych z utrzymaniem nieruchomości, itd.). Zaskakującym jest jak często zdarza się, że przedsiębiorcy załączników takich w ogóle nie czytają – ba, nie żądają nawet przesłania ich przez wynajmujących. W dokumentacji takiej kryć może się natomiast szereg zagrożeń, które prowadzić mogą w najmniej dogodnym dla nas momencie do poważnych tarapatów.
Z powyższych powodów gorąco zalecamy wcześniejszą konsultację umowy najmu z radcą prawnym lub adwokatem oraz analizowanie jej łącznie z wymienionymi w niej załącznikami oraz przy uwzględnieniu obowiązujących przepisów prawa, które prowadzić mogą do konsekwencji niewymienionych w samej umowie. Jednorazowy koszt weryfikacji umowy to najczęściej, w zależności od obszerności dokumentacji i rodzaju najmowanego lokalu, ok. 10-25% miesięcznego czynszu najmu za lokal – jest to więc stosunkowo niewielka inwestycja w bardzo istotny biznesowo projekt.
Data publikacji: 03.03.2019.