Co prawda, zgodnie z art. 201 §1 k.s.h., to zarząd prowadzi sprawy spółki z o.o. i reprezentuję ją na zewnątrz. Zgromadzenie wspólników, mimo iż jest ostatnim organem spółki z o.o. omawianym przez Kodeks spółek handlowych, przewyższa jednakże zarząd w hierarchii władz spółki. Stanowi ono bowiem forum podejmowania przez wspólników najważniejszych decyzji dot. spółki. Zgromadzenie wspólników może mieć charakter zwyczajny albo nadzwyczajny. Przedmiotem niniejszego wpisu będzie zwyczajne zgromadzenie wspólników.
Kiedy zwołuje się zwyczajne zgromadzenie wspólników?
Zgodnie z art. 231 §1 k.s.h., zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Art. 231 §2 k.s.h wskazuje z kolei trzy kategorie spraw, które muszą zostać objęte porządkiem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Są to:
rozpatrzenie i zatwierdzenie (albo odmowa zatwierdzenia) sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 §2 k.s.h. sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
- udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków (albo odmowa udzielenia absolutorium).
Regulacja z art. 231 §2 pkt 3) dotyczy przy tym nie tylko (i niekoniecznie) tych osób, które pełnią funkcję członków organów spółki w momencie podejmowania uchwały przez zgromadzenie wspólników, a wszystkich tych osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej w spółce w minionym roku obrotowym.
Nie ma oczywiście przeszkód by pod obrady zwyczajnego zgromadzenia wspólników poddać również inne sprawy, wykraczające poza te, które wymienione zostały w art. 231 §1 k.s.h.
Kto ma prawo uczestniczyć w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników?
W zwyczajnym zgromadzeniu wspólników ma prawo uczestniczyć przede wszystkim każdy wspólnik spółki (osobiście albo przez pełnomocnika), a także członkowie jej organów (w tym byli członkowie, odnośnie których spółka decydować będzie o udzieleniu bądź odmowie udzielenia absolutorium).
Jak zwołuje się zwyczajne zgromadzenie wspólników?
Zgromadzenie wspólnik zwołuje co do zasady zarząd. W wypadkach przewidzianych w art. 235 §2 k.s.h. zgromadzenie wspólników zwołać może również rada nadzorcza, komisja rewizyjna lub inne osoby upoważnione przez umowę spółki (np. określony wspólnik).
Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek kurierskich wysłanych przynajmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Jeżeli wspólnik wyraził na to pisemną zgodę, wskazując właściwy adres poczty elektronicznej, zawiadomienie wysłane może zostać pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez wspólnika.
Zaproszenie na zgromadzenie wspólników jest dokumentem częściowo sformalizowanym. Nie może ono mieć bowiem zupełnie dowolnej treści. Oznaczyć w nim należy w szczególności: dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. Co ważne, jeśli przedmiotem zgromadzenia ma być zmiana umowy spółki, należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
Zgromadzenie wspólników nie może odbyć się w całkowicie dowolnym miejscu. Zgodnie z art. 234 k.s.h. odbyć może się ono w siedzibie spółki lub w innym miejscu na terytorium Polski wskazanym w umowie spółki. Ewentualnie, wspólnicy mogą wyrazić zgodę na odbycie zgromadzenia wspólników w jeszcze innym miejscu na terenie Polski. Wyłączone jest więc w szczególności obradowanie przez zgromadzenie wspólników poza terytorium Polski (np. w trakcie zagranicznego wyjazdu służbowego lub zagranicznych wczasów rodzinnych wspólników spółki rodzinnej).
Ważna zasada wynika z art. 240 k.s.h., zgodnie z którym wspólnicy mogą podjąć uchwałę pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jednakże pod warunkiem, że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Jak głosuje się na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników?
Zgromadzenie wspólników może co do zasady podejmować uchwały bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. Pamiętać należy jednak, iż podjęcie uchwał w pewnych sprawach (np. zmiany umowy spółki) wymaga określonego przez k.s.h. quorum.
Wspólnicy mogą brać udział w zgromadzeniu wspólników zarówno osobiście, jak i przez pełnomocników (z tym zastrzeżeniem, że pełnomocnikiem wspólnika nie może być członek zarządu ani pracownik spółki).
Art. 244 k.s.h. zawiera ważną zasadę, stanowiącą, iż wspólnik nie może głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności względem spółki. Przepis ten ma zagwarantować, iż wspólnik głosujący (czy to osobiście, czy przez pełnomocnika) w sprawach dotyczących spółki, nie będzie musiał wybierać między własnym dobrem a dobrem spółki.
Uchwały podejmuje się co do zasady bezwzględną większością głosów, przy czym podjęcie uchwały w niektórych sprawach (np. dot. zmiany umowy spółki) wymaga większości kwalifikowanej, a czasem nawet zgody wspólnika, którego uchwała dotyczy (np. w przypadku głosowania nad uchwałą zwiększającą świadczenia osobiste danego wspólnika względem spółki).
Udziały wspólników o równej wartości nominalnej mogą być uprzywilejowane w zakresie prawa głosu – mogą przyznawać wspólnikowi nawet trzy głosy na udział. Co do zasady jednak, na każdy udział o równej wartości nominalnej przypada jeden głos, w przypadku zaś udziałów o nierównej wartości nominalnej jeden głos przypada na każde dziesięć złotych wartości nominalnej danego udziału.
Głosowanie jest co do zasady jawne, natomiast w pewnych sprawach zarządza się głosowanie tajne (co do zasady w tzw. sprawach personalnych – np. przy wyborach do zarządu spółki).
Czy przebieg zwyczajnego zgromadzenia wspólników musi być protokołowany przez notariusza?
Zgodnie z art. 248 §1 k.s.h. uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i protokolanta. Nie oznacza to natomiast, iż protokół taki zawsze musi zostać sporządzony przez notariusza. Zgromadzenie wspólników musi być natomiast protokołowane przez notariusza jeśli jego przedmiotem jest zmiana umowa spółki lub obniżenie kapitału zakładowego spółki w trybie przewidzianym w art. 199 §5 k.s.h. (chyba że umowa spółki zawarta została w systemie s24 i do jej zmiany dochodzi również za pośrednictwem systemu s24). Forma aktu notarialnego wymagana będzie również w sytuacji gdy przedmiotem zgromadzenia wspólników będzie uchwała o rozwiązaniu spółki lub o przeniesieniu jej siedziby za granicę.