Umowa spółki jest najważniejszym dokumentem spółki z o.o., określającym podstawy jej wewnętrznej organizacji, wzajemne relacje wspólników oraz poszczególnych organów spółki.
Umowę spółki z o.o. zawrzeć można na dwa zasadnicze sposoby:
w formie aktu notarialnego;
w formie elektronicznej, za pomocą dedykowanego systemu s24.
Główną zaletą umowy spółki zawieranej w formie tradycyjnej, a więc przed notariuszem, są większe możliwości indywidualizacji jej postanowień. W przypadku gdy z założeniem spółki nam się nie śpieszy i chcemy w bardzo indywidualny sposób podejść do ukształtowania treści umowy spółki, jest to forma zalecana. W każdym innym przypadku, a więc w szczególności gdy nie zależy nam na indywidualizowaniu postanowień umowy spółki (w szczególności w związku z ograniczeniami systemu s24 wymienionymi poniżej), przy czym spółkę zarejestrować chcemy jak najszybciej i w miarę możliwości zaoszczędzić, zalecaną będzie forma elektroniczna.
Umowę spółki z o.o. dostępna jest w systemie s24 w formie wzorcowego formularza, zawierającego w przypadku poszczególnych postanowień różne, możliwe do wyboru warianty. Tak więc, dopuszczalna jest podstawowa indywidualizacja jej postanowień – wybrać możemy w szczególności:
zasady zbywania udziałów w spółce;
możliwość wypłaty przez zarząd zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy;
czy chcemy utworzyć radę nadzorczą;
podstawowe zasady reprezentacji spółki przez zarząd.
Wzorzec dostępny w systemie s24 przewiduje jednak również pewne zasadnicze ograniczenia, wynikające również z samego Kodeksu spółek handlowych. Do najważniejszych z nich należą:
niemożność utworzenia spółki na czas ograniczony;
brak możliwości utworzenia udziałów o różnej wartości;
brak możliwości przewidzenia udziałów uprzywilejowanych – np. co do prawa głosu lub prawa do dywidendy;
konieczność pokrycia udziałów wkładami pieniężnymi;
pewne ograniczenia w zakresie zasad reprezentacji spółki przez zarząd;
brak możliwości przewidzenia szczególnych obowiązków wspólnika względem spółki lub szczególnych korzyści przypadających wspólnikowi z tytułu uczestnictwa w spółce.
O ile powyższe ograniczenia nie są dla nas problemem, rejestracja spółki za pośrednictwem systemu s24 jest dobrym rozwiązaniem, pozwalającym zaoszczędzić sporo czasu i trochę pieniędzy. Jeśli jednak planujemy wprowadzić do umowy spółki postanowienia dodatkowe w stosunku do przewidzianych w dostępnym w systemie s24 wzorcu lub np. postanowić o objęciu przez poszczególnych wspólników udziałów w zamian za wkłady niepieniężne, konieczne będzie zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego. Minimalną wymaganą prawem treść umowy spółki z o.o. zawieranej w formie aktu notarialnego wskazuje art. 157 §1 Kodeksu spółek handlowych. Z kolei wzorzec umowy spółki z o.o. zawieranej przy użyciu systemu s24 wskazany jest w stosownym rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości.
Zawarcie umowy spółki z o.o. jest niezwykle istotnym momentem dla zapewnienia jej przyszłego sprawnego funkcjonowania oraz dla zabezpieczenia interesów poszczególnych wspólników. Stąd też, przed zawarciem umowy spółki, warto skonsultować się z radcą prawnym lub adwokatem. Następcza naprawa poczynionych na starcie błędów (niekoniecznie o charakterze formalnym) może okazać się kosztowna oraz czasochłonna, a czasem wręcz niemożliwa.