Niniejszy wpis poświęcimy podstawowym obowiązkom związanym z prowadzeniem spółki z o.o. Pominiemy obowiązki oczywiste, takie jak: opłacanie podatków, składek ZUS, regulowanie należności za zakupione towary i usługi. Skoncentrujemy się na trzech grupach obowiązków: (i) obowiązkach rejestrowych ciążących na spółce z o.o. w związku z jej obecnością w rejestrze przedsiębiorców KRS, (ii) obowiązkach związanych z ochroną danych osobowych oraz (iii) obowiązkach związanych z przeciwdziałaniem przestępstwom i przestępstwom skarbowym. Wszystkie z w/w obowiązków są istotne i pamiętać o nich warto już na etapie rejestracji spółki. Odłożenie myślenia o nich „na później” może znacząco utrudnić ich realizację oraz podwyższyć koszty związane z implementacją rozwiązań mających na celu zadośćuczynienia powyższym obowiązkom. Prowadzić może również naturalnie do niepotrzebnego ryzyka prawnego.
I. OBOWIĄZKI REJESTROWE SPÓŁKI Z O.O.
Obowiązki tej kategorii wynikają przede wszystkim (choć warto pamiętać, że nie tylko) z ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Należą do nich w szczególności:
Składanie do sądu rejestrowego wniosku o wpis nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (art. 22 ustawy o KRS).
Informowanie sądu rejestrowego o każdej zmianie adresu do doręczeń osób upoważnionych do rejestrowania spółki, prokurentów oraz likwidatorów (art. 19a ust. 5b ustawy o KRS).
Informowanie sądu rejestrowego o każdej zmianie osób uprawnionych do powoływania zarządu spółki oraz ich adresach do doręczeń (art. 19a ust. 5d ustawy o KRS).
Składanie w sądzie rejestrowym rocznego sprawozdania finansowego (w razie potrzeby wraz ze sprawozdaniem z jego badania), odpisu uchwały wspólników sp. z o.o. o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdania z działalności spółki (art. 19e ust.1 ustawy o KRS w zw. z art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).
- Informowanie sądu rejestrowego o wszelkich zmianach szerokiego zakresu danych wskazanych w art. 38 pkt 1, 3 i 8, art. 39, 40 i 44 ustawy o KRS (art. 47 ust. 1 ustawy o KRS).
Zaniechanie realizacji w/w obowiązków może grozić nałożeniem na osoby odpowiedzialne grzywny w wysokości do 15 tys. PLN (przy czym, po dwóch nieskutecznych grzywnach, trzecia grzywna może zostać nałożona w wysokości nawet blisko 1 mln zł – suma wszystkich grzywien nałożonych w toku danego postępowania przymuszającego nie może bowiem przekroczyć 1 mln zł), a w pewnych przypadkach nawet rozwiązaniem spółki przez sąd rejestrowy (art. 24-25 ustawy o KRS).
II. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH.
Spółka zobowiązana jest przetwarzać dane osobowe w zgodzie z prawem – w szczególności z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (tzw. RODO). Jeśli zadajesz sobie Czytelniku pytanie czy prowadzona przez Ciebie spółka będzie przetwarzać dane osobowe – odpowiedź brzmi: TAK (chyba że zamierzasz ograniczyć działalność do sprzedaży wyhodowanych przez siebie samego w swoim przydomowym ogródku pomidorów na przydrożnym straganie – w tym celu spółki z o.o. nie są jednak raczej zawierane). Przetwarzać będziesz dane osobowe swoich pracowników, współpracowników, klientów, dostawców (oraz pracowników i współpracowników klientów i dostawców), czasem może również innych osób. Co w związku z tym musisz zrobić? W szczególności, z dużą dozą prawdopodobieństwa, będziesz zobowiązany do:
Opracowania polityk regulujących zasady przetwarzania danych osobowych.
Prowadzenia rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru wszystkich kategorii przetwarzania danych osobowych.
Prowadzenia rejestru naruszeń danych osobowych.
Przeprowadzenia analizy ryzyka wynikającego z przetwarzania danych osobowych dla praw i wolności osób, których te dane dotyczą.
Odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych – stosownie do wyników przeprowadzonej analizy ryzyka.
Zawarcia umów powierzenia przetwarzania danych osobowych – w przypadkach tego wymagających.
- Przeszkolenia swojego personelu w zakresie zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.
Czym grozi niedostosowanie się do powyższych sankcji? O karach finansowych wynikających z RODO słyszał w zasadzie każdy – mogą one sięgnąć nawet 20 mln euro, a w przypadku największych przedsiębiorców mogą wykraczać ponad tę kwotę – aż do 4% ich globalnego rocznego obrotu (stąd m.in. kara 50 mln euro nałożona na początku 2019 r. we Francji na Google). Oprócz tego organ nadzorczy zobowiązać może m.in. do zaprzestania przetwarzania danych osobowych a sąd zasądzić może odszkodowanie dla osób, których dane osobowe przetwarzaliśmy bezprawnie lub niewłaściwie. Więcej o obowiązkach wynikających z RODO dowiesz się tutaj.
III. ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPSTWOM I PRZESTĘPSTWOM SKARBOWYM.
Czy zapobieganiu przestępstwom nie służą Policja, Prokuratura, CBA i cała masa innych instytucji? Oczywiście. Jaka jest więc Twoja rola w powyższym?
Po pierwsze, zgodnie z ustawą z dnia 01 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jeśli spółka kwalifikuje się jako jeden z podmiotów wymienionych w art. 2 ust. 1 ustawy, obowiązana jest do stosowania się do jej postanowień. Spółka może być zobowiązana m.in. do::
Wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie.
Identyfikowania i oceniania ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, a także dokumentowania wyników przeprowadzonej oceny.
Stosowania wobec swoich klientów środków bezpieczeństwa finansowego wskazanych w art. 34 ustawy.
Wprowadzenia wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – w zgodzie z art. 50 ustawy.
Wprowadzenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przez pracowników lub inne osoby – w zgodzie z art. 53 ustawy.
Przekazywania Generalnemu Inspektorowi szeregu informacji dotyczących transakcji o równowartości przekraczającej 15 tys. euro – zgodnie z art. 72 ustawy, a także podejrzeniu popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub podejrzenia, że określona transakcja ma związek z takim przestępstwem.
- Stosowania tzw. szczególnych środków ograniczających, o których mowa w art. 117 ustawy.
Za niestosowanie się do w/w obowiązków na spółkę może zostać nałożona kara administracyjna, w tym kara pieniężna w wysokości do 5 mln euro albo 10% obrotu spółki wykazanego w ostatnim zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy.
Po drugie, rozmaite szczególne regulacje nakładać mogą na Twoją spółkę dodatkowe obowiązki – takie jak np. przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji. Za dopuszczenie do mobbingu swoich pracowników spółka może ponieść daleko idącą odpowiedzialność odszkodowawczą względem nich (zdarzają się w polskich sądach wyroki zasądzające nawet kilkaset tysięcy złotych zadośćuczynienia za mobbing pracownika).
PODSUMOWANIE.
Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki z o.o. wiąże się z szeregiem obowiązków. Pomimo tych utrudnień, spółka z o.o. posiada niezaprzeczalne zalety (ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania spółki, mniejszy formalizm w porównaniu ze spółką akcyjną) i przesądzają one (słusznie) o dużej popularności prowadzenia biznesu w tej formie prawnej. Zdecydowanie warto jednak prowadzić spółkę przy uwzględnieniu wymogów prawnych i ryzyk z tym związanych, tak by o przyszłości spółki nie musiały decydować organy władzy publicznej, którym przepisy prawne przyznają w tym zakresie coraz szersze możliwości.