Dość powszechne są przypadki, w których uczestnicy obrotu gospodarczego, odwiedzając stronę internetową swego kontrahenta lub korespondując z nim mailowo nie są w stanie pozyskać informacji pozwalających na pełną identyfikację podmiotu. Tymczasem przepisy Kodeksu spółek handlowych nakładają na spółki z o.o. obowiązek umieszczania wskazanych informacji w pismach i zamówieniach handlowych, jak również na stronach internetowych spółek – i to pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Zgodnie z art. 206 § 1 k.s.h. pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:
firmę spółki, jej siedzibę i adres;
oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki;
numer KRS pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
numer identyfikacji podatkowej (NIP);
- wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.
Wbrew pozorom przepis ten ma dość kontrowersyjny charakter, gdyż ustawa nie precyzuje terminu „pismo” czy „zamówienie handlowe”, co oznacza, że musi chodzić o wszelkie pisma jakie wychodzą ze spółki, w tym – jak zauważa się w nauce prawa – nawet o kartki świąteczne (J. Naworski w: R. Potrzeszcz, T. Siemiątkowski, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, t. 2, s. 388–389), co miałoby już nieco absurdalny wydźwięk. Z pewnością jednak chodzi tutaj m.in. o wszelkie składane na piśmie zapytania ofertowe, oferty, dokumenty WZ, a także umowy, oświadczenia jednostronne (jak np. wypowiedzenie umowy, odstąpienie od umowy, potrącenie czy uznanie długu) oraz wezwania do zapłaty.
Ponadto, wskazany obowiązek informacyjny rozciąga się na wszelkie pisma składane w formie elektronicznej, a zatem należy zadbać o to, aby cała korespondencja e-mailowa spółki zawierała dane wymagane przez art. 206 § 1 k.s.h. W tym celu zaleca się odpowiednie skonfigurowanie skrzynek pocztowych członków zarządu oraz wszystkich pracowników i współpracowników spółki, by w stopce e-maila znalazły się wymagane przez kodeks informacje. Dzięki temu funkcjonowałoby domniemanie, iż brak tych informacji został spowodowany bezprawną ingerencją ze strony użytkownika konta.
Co istotne, wskazane powyżej informacje muszą się znaleźć również na stronach internetowych spółki z o.o., a z doświadczenia zawodowego autorów niniejszego wpisu wynika, iż realizacja tego przepisu napotyka trudne do przezwyciężenia przeszkody, gdyż bardzo często poza firmą, siedzibą i adresem spółki, reszty spośród wymaganych danych po prostu się nie zamieszcza. Zazwyczaj wynika to oczywiście z niewiedzy władz spółek, która może słono kosztować. Niedopełnienie wymagań określonych w art. 206 § 1 k.s.h. wiąże się z sankcją karną. W myśl bowiem art. 595 § 1 k.s.h. członek zarządu spółki z o.o., który dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe oraz informacje, o których mowa w art. 206 § 1 nie zawierają danych określonych w tym przepisie, podlega grzywnie do 5 000 złotych.