Jednym z najbardziej interesujących zagadnień dotyczących stosunku pracy jest możliwość sprawowania kontroli przez pracodawcę nad elektroniczną skrzynką pocztową, z której korzysta pracownik. Zagadnienie to, choć dyskutowane od ponad dekady, w związku z rozpoczęciem stosowania RODO doczekało się uregulowania w Kodeksie pracy.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 grudnia 2009 r. sygn. akt I OSK 249/09, dopuścił możliwość sprawowania przez pracodawców kontroli poczty elektronicznej, stwierdzając, iż Pracodawca może monitorować pocztę̨ elektroniczną swoich pracowników, ale musi pamiętać́, że uprawnienie to dotyczy tylko służbowej poczty elektronicznej. Ma takie prawo jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy. Wciąż jednak brakowało przepisów, które tak kontrowersyjne zagadnienie by regulowały na płaszczyźnie ustawy. Nadto przedmiotowe orzeczenie nie odpowiadało bardziej skomplikowanym stanom faktycznym, jak korzystanie przez pracownika z poczty służbowej w celach prywatnych czy korzystanie z poczty prywatnej w celach służbowych.
Sytuacja ta uległa zmianie w związku z rozpoczęciem stosowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych i wejściem w życie uzupełniającej je ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Mocą tego ostatniego aktu prawnego nowelizacji uległ Kodeks pracy m.in. poprzez dodanie do niego art. 223. Norma zawarta w tej regulacji wprowadza możliwość sprawowania przez pracodawcę kontroli poczty elektronicznej pracownika na następujących zasadach:
kontroli podlegać może wyłącznie służbowa skrzynka pocztowa (art. 223 § 1 k.p.) – pracodawca nie ma zatem możliwości monitorowania prywatnego konta pocztowego pracownika, choćby było ono wykorzystywane w celach służbowych (taka praktyka nie jest zresztą dopuszczalna);
monitorowanie poczty jest dopuszczalne tylko w określonych przez Kodeks pracy celach (art. 223 § 1 k.p.), tj. jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy;
monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 223 § 2 k.p.) – z tej zasady wynika m.in. niemożność przetwarzania przez pracodawcę informacji (nie tylko danych osobowych!) dotyczących życia prywatnego pracownika nawet gdyby takowe pojawiły się na służbowym koncie pocztowym – zwierzchnik nie może zatem zapoznawać się, utrwalać ani w żaden sposób wykorzystywać tego typu informacji o pracowniku.
Postępowanie zgodnie z powyższymi zasadami nie będzie jednak wystarczające do legalnego stosowania monitoringu poczty elektronicznej pracownika, bowiem pracodawca winien pamiętać również o przepisach proceduralnych regulujących wprowadzenie tego rodzaju kontroli. Stanowi o tym art. 223 § 3 k.p., odsyłając do reguł obowiązujących przy wprowadzaniu monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, które określają przepisy ujęte w art. 222 § 6-10 k.p. Oznacza to, iż pracodawca jest zobowiązany:
ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy) cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej;
poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (gdy monitoring taki już funkcjonuje, należy uczynić to niezwłocznie);
poinformować na piśmie nowych pracowników przed ich dopuszczeniem do pracy o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu poczty elektronicznej;
spełnić obowiązek informacyjny wobec pracowników zgodnie z art. 13 i 14 RODO, informując ich m.in. o celach i zasadach przetwarzania danych osobowych w związku z monitorowaniem poczty elektronicznej.
W kontekście monitoringu poczty online trudności praktyczne może z kolei sprawić uczynienie zadość wymogowi ujętemu w art. 223 § 3 w zw. z art. 222 § 9 k.p., zgodnie z którym pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. W tym wypadku (inaczej niż w odniesieniu do monitoringu wizyjnego) spełnienie tego obowiązku, jak się wydaje, winno nastąpić w miarę możliwości. Zwłaszcza w wypadku urządzeń przenośnych (np. laptop) wykorzystywanych poza siedzibą pracodawcy, można rozważyć umieszczenie na urządzeniu niewielkiej naklejki informującej o monitoringu.
Data publikacji: 15.10.2018.