Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, czyli tzw. ustawa sektorowa RODO została podpisana przez Prezydenta RP w dniu 4 kwietnia 2019 r. i zacznie obowiązywać zasadniczo po upływie 14 dni od jej publikacji w Dzienniku Ustaw. Zmianie ulegną m.in. przepisy Kodeksu pracy w odniesieniu do zakresu danych osobowych pracowników oraz kandydatów do pracy. Już teraz pracodawcy winni przygotować się na zmiany szeregu dokumentów, by dostosować ich treść do nowych wymogów.
Niniejszy wpis poświęcony zostanie nowemu zakresowi danych osobowych rekrutów, a ten zmienia się w sposób bardzo istotny. Zgodnie bowiem z nowym brzmieniem art. 221 § 1 k.p. w toku procesu rekrutacyjnego pracodawca będzie żądał od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących danych osobowych:
imię̨ (imiona) i nazwisko;
datę̨ urodzenia;
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę̨;
wykształcenie;
kwalifikacje zawodowe;
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Co więcej, podania danych wymienionych w pkt. 4-6 powyżej pracodawca będzie żądał tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Warto również zaakcentować, iż zgodnie z art. 221 § 5 zd. 2 k.p. pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych rekruta w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Zwracamy przy tej okazji uwagę na sformułowanie „pracodawca żąda”, a nie – jak dotąd – „ma prawo żądać”, co oznacza nałożenie na pracodawcę obowiązku prawnego w miejsce dotychczasowego uprawnienia. Taki kształt przepisu słusznie był krytykowany przez ekspertów z zakresu ochrony danych osobowych, jednak ostał się ostatecznie w toku prac legislacyjnych w Sejmie i Senacie.
Kontrowersyjne jest także sformułowanie, wedle którego pracodawca żąda podania danych kontaktowych wskazanych przez kandydata (nie można więc żądać od rekruta numeru telefonu, adresu e-mail, numeru komunikatora internetowego czy nawet adresu korespondencji). Inicjatywa odnośnie zakresu takich danych spoczywać będzie odtąd na samym kandydacie i nie będzie można żądać od niego konkretnych danych kontaktowych. Oczywiście jeśli na skrzynkę mailową pracodawcy wpłynie e-mail od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z CV, to należy w naszej ocenie uznać, że rekrut wskazał w ten sposób swój adres e-mail jako swoją danę osobową, z której można korzystać w kontakcie z nim (nawet jeśli rekrut nie zaznaczył tego dokładnie w przesłanym CV).
Przy formułowaniu klauzul informacyjnych dla kandydatów do pracy warto pamiętać, że powyższy zakres danych osobowych rekrut zobowiązany jest podać, bowiem wynika to z wymogu ustawowego, a brak podania tych danych uniemożliwi przeprowadzenie rekrutacji z udziałem tego kandydata.
Warto odnotować, że z katalogu obowiązkowo podawanych przez rekruta danych znikają imiona rodziców oraz miejsce zamieszkania (adres do korespondencji). Jeśli więc kandydat do pracy nie poda tych danych z własnej inicjatywy lub nie wyrazi zgody na ich podanie, to pracodawca nie będzie mógł przetwarzać tych danych. To samo dotyczy numeru PESEL, którego na etapie rekrutacji nie wolno pobierać, chyba że kandydat dobrowolnie go wskaże w CV – odradzamy natomiast zamieszczanie w formularzach rubryk sugerujących podanie zarówno tego numeru identyfikacyjnego, jak i innych danych niewymienionych wprost w znowelizowanym art. 221 § 1 k.p., gdyż mogłoby to zostać uznane za nadmiarowe przetwarzanie danych, godzące w swobodę kandydata.
Podanie innych danych, w tym informacji o zainteresowaniach czy zamieszczenie zdjęcia będzie mogło się znaleźć w CV, pod warunkiem, że kandydat je ujmie z własnej woli, bez sugestii ze strony pracodawcy. Na wypadek gdyby rekrut zamieścił w przesłanych nam dokumentach aplikacyjnych dane szczególnych kategorii (np. dotyczące zdrowia) warto zabezpieczyć się odpowiednią klauzulą zgody na przetwarzanie danych szczególnych kategorii (np. w formie odpowiedniego checkboxu zamieszczonego pod formularzem kontaktowym służącym do składania aplikacji). Pamiętajmy jednak, iż nie powinniśmy sugerować rekrutom podawania przez nich takich danych – zgoda służy jedynie sytuacji, w której rekrut dane takie poda z własnej inicjatywy.
Z wyżej opisanych zmian ustawowych wynika zatem, że pracodawcy będą musieli zmodyfikować treść formularzy dla osób ubiegających się o zatrudnienie, dostosowując ją do nowych wymogów Kodeksu pracy. Zmianie ulec powinny także rejestry czynności przetwarzania danych prowadzone na podstawie art. 30 RODO, w których najczęściej wskazana jest czynność przetwarzania w postaci rekrutacji – zmianie w rejestrze ulec powinien zatem zakres danych oraz podstawa ich przetwarzania.
O zakresie danych osobowych pracownika, które pracodawca może (powinien) przetwarzać zgodnie z nowym brzmieniem Kodeksu pracy piszemy w odrębnym wpisie.
Data publikacji: 08.04.2019.