W natłoku codziennych obowiązków i pogoni za klientem, jakość zawieranych z klientami i kontrahentami umów jest często lekceważona. Poniżej przedstawiamy listę 10 najczęstszych i najbardziej istotnych błędów, których dopuszczają się przedsiębiorcy w toku zawierania umów:
Brak spisania umowy (bazowanie na lakonicznym zleceniu e-mailowym lub ustnym). Przedsiębiorcy bazują często na wzajemnym zaufaniu i unikaniu „zbędnych” formalności. Praktyka taka popłaca najwyżej tak długo jak kontrahent wywiązuje się ze swoich zobowiązań.
Brak wskazania daty zawarcia umowy lub podanie złej daty. Błąd ten popełniany jest szczególnie często poprzez nieusunięcie daty wpisanej w szablonie dokumentu, na którym tworzymy nową umowę. Generować to może szereg problemów, począwszy od tego jakie przepisy prawne stosować dla danej umowy, skończywszy na problemach z określeniem kiedy minął termin realizacji umowy (gdy podany został np. jako miesiąc od zawarcia umowy).
Brak refleksji nad tym z kim zawieramy umowę. Nieprecyzyjne wskazanie podmiotu, z którym zawarliśmy umowę może doprowadzić do szeregu komplikacji. Jest to szczególnie istotne w kontraktach budowlanych gdzie kontrahenci działają częstokroć poprzez kilka różnych spółek i zawarcie umowy z niewłaściwą spółką może być równoznaczne np. z zawarciem umowy z niewypłacalnym kontrahentem (mimo że spółka powiązana, o której myśleliśmy zawierając umowę, osiąga świetne wyniki finansowe).
Brak refleksji nad tym kto podpisuje umowę w imieniu kontrahenta. Umowy częstokroć podpisywane są przez pełnomocników i wielu przedsiębiorców ufa po prostu, że osoba podpisująca umowę w imieniu kontrahenta jest do tego upoważniona. Zawsze powinniśmy w takim przypadku wystarać się o pełnomocnictwo potwierdzające upoważnienie pełnomocnika do zawarcia umowy. Podobny problem występuje częstokroć w sytuacji gdy umowę podpisuje jeden z członków wieloosobowego zarządu a spółkę reprezentować mogą jedynie dwaj członkowie zarządu działający łącznie.
Brak precyzyjnego określenia przedmiotu umowy. Problem ten jest szczególnie nagminny w przypadku wszelkiego rodzaju usług szkoleniowych, gdzie przedsiębiorca zamawia szkolenie nie dbając o potwierdzenie: kiedy ma ono zostać zrealizowane, jak długie ma być, co ma być jego przedmiotem, kto ma je przeprowadzić. Podobne problemy występują również częstokroć w przypadku bardziej newralgicznych umów – np. najmu powierzchni biurowej, usług serwisowych, etc.
Brak wskazania jasnych kryteriów wypłaty wynagrodzenia. Problem ten dotknąć może obu stron umowy i prowadzić do zbędnych i destrukcyjnych sporów dotyczących należności umówionego wynagrodzenia.
Brak kar umownych / zgoda na przesadne kary umowne. Problem ten dotyczy (w odpowiednim wariancie) obu stron umowy. Wyważone i przemyślane kary umowne mają za zadanie zabezpieczyć prawidłową i terminową realizację umowy. Brak takich kar może być problemem dla zamawiającego. Z kolei wykonawca może dość łatwo wpędzić się w pułapkę zawierając umowę najeżoną wysokimi karami umownymi, które zastrzegane są na wypadek każdej niemalże okoliczności, która może choćby potencjalnie negatywnie oddziaływać na zamawiającego. Jest to problem szczególnie istotny dla umów zawieranych z dużymi sieciami handlowymi.
Brak refleksji nad prawem regulującym zawarcie umowy oraz wszelkie ewentualne spory z nią związane. Jest to problem szczególnie istotny gdy zawieramy umowę z kontrahentem zagranicznym.
Brak wskazania sądu właściwego dla rozstrzygania sporów związanych z umową. Problem ten jest istotny w przypadku kontraktów b2b, w przypadku umów zawieranych z konsumentami przepisy prawa przewidują istotne ograniczenia co do swobody wyboru sądu właściwego dla rozstrzygania sporów związanych z umową.
Założenie, że „wszystko będzie dobrze”. Optymizm jest cenną wartością zarówno w życiu prywatnym, jak i w biznesie, natomiast zawierając umowę zawsze warto zakładać „czarny scenariusz”. Pamiętajmy, że umowa nie jest niewiele znaczącym świstkiem papieru a instrumentem, który zabezpieczać ma nas na wypadek, gdy coś pójdzie nie tak.
Data publikacji: 10.12.2018.