Klauzula poufności - umowna ochrona informacji poufnych.

Przedsiębiorcy coraz częściej dostrzegają konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Jednym z podstawowych instrumentów mających temu służyć jest umowa o ochronie informacji poufnych, zwana także klauzulą poufności lub NDA (non-disclosure agreement). O czym powinniśmy pamiętać przygotowując klauzulę poufności chroniącą tajemnicę naszego przedsiębiorstwa lub podpisując NDA przedłożoną nam przez kontrahenta, który chce chronić własne informacje poufne?

W pierwszej kolejności warto mieć na uwadze czy umowa podpisywana jest z pracownikiem, czy innym podmiotem. Pracownicy są bowiem grupą szczególnie chronioną w polskim systemie prawnym, mocno ograniczona jest więc np. w związku z tym możliwość obciążania ich karami umownymi. Kodeks pracy przewiduje również limity wysokości odszkodowania, którego pracodawca dochodzić może od pracownika.

Pamiętajmy ponadto, iż pracownik tymczasowy nie jest pracownikiem pracodawcy użytkownika, a osobą zatrudnioną przez agencję pracy tymczasowej. To agencja pracy tymczasowej powinna więc zasadniczo zobowiązywać pracownika tymczasowego do zachowania w poufności informacji pozyskanych w związku ze skierowaniem do pracy u pracodawcy użytkownika. Pracodawca użytkownik powinien z kolei zabezpieczyć się przede wszystkim w relacji z agencją pracy tymczasowej i to ją zobowiązać do: (i) ochrony tajemnicy swego przedsiębiorstwa oraz (ii) zobowiązywania pracowników tymczasowych, których agencja kieruje do pracy u pracodawcy użytkownika do zachowania w poufności informacji pozyskanych w związku z tym skierowaniem. W praktyce pracodawca użytkownik często przedkłada klauzule poufności do podpisu bezpośrednio pracownikom tymczasowym, które to rozwiązanie jest wątpliwe prawnie i może nie zabezpieczyć właściwie pracodawcy użytkownika na wypadek ujawnienia informacji poufnych, które chciał on objąć ochroną.

Podpisując klauzulę poufności powinniśmy zdefiniować jakie informacje poufne powierzone mogą zostać odbiorcy i jak rozumiana będzie przez strony tajemnica przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Warto więc w NDA wskazać jakie informacje posiadają dla przedsiębiorcy wartość gospodarczą uzasadniającą ich szczególną ochronę.

Wskazać należy w jakich okolicznościach dojdzie do ujawnienia informacji poufnych odbiorcy (np. w związku z podpisywaną umową współpracy i planowanymi pracami programistycznymi). Można ponadto rozważyć wskazanie kanałów, jakimi informacje te będą przekazywane (e-mailem, pisemnie, ustnie, w rozmaitych formach).

Przewidzieć należy również zasady na jakich dochodzić może do ujawniania informacji poufnych przez odbiorcę. Bardzo ważnym ponadto jest ustalenie zasad postępowania z informacjami poufnymi w okresie współpracy Stron oraz po ustaniu tej współpracy. Godnym zalecenia jest wskazanie kręgu osób, którym powierzane mogą być informacje poufne oraz ewentualnych procedur jakich należy przy tym dochować (np. pisemnego zobowiązania odbiorców tych informacji do zachowania ich w poufności).

Wskazanie okresu obowiązywania obowiązku poufności nie jest co do zasady konieczne. Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji obowiązek ten obowiązuje co do zasady tak długo, jak ujawnienie powierzonych informacji zagraża interesowi przedsiębiorcy. Art. 11 ust. 2 precyzuje przy tym, iż w stosunku do osób, które świadczą pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez 3 lata od ustaniu współpracy z przedsiębiorcą - chyba że umowa stanowi inaczej lub ustał stan tajemnicy. Niezależnie od powyższego warto jednak sprecyzować w umowie okres, przez który obowiązywać ma umowny obowiązek ochrony informacji poufnych przed ujawnieniem. Jako zalecany uznać można okres 3-5 lat od ustania współpracy Stron. Jest to tym bardziej zalecane, jeśli do umowy wprowadzamy kary umowne.

Kluczową kwestią jest wprowadzenie sankcji za naruszenie obowiązku poufności. Najczęściej stosowaną formą sankcji jest oczywiście kara umowna. Upraszcza ona znacznie proces dochodzenia odszkodowania od sprawcy szkody, zwalnia bowiem poszkodowanego z obowiązku wykazywania wysokości tejże szkody. W braku kary umownej poszkodowany przedsiębiorca dochodzić może jedynie odszkodowania na zasadach przewidzianych powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności art. 415 Kodeksu cywilnego. W praktyce, wykazanie wysokości szkody wyrządzonej ujawnieniem informacji poufnej może być niemożliwe. Pamiętać przy tym należy, że sąd zasądzi na naszą rzecz odszkodowanie jedynie w takiej wysokości, jakiej wysokości szkodę wykażemy w toku postępowania sądowego. Wysokość kary umownej przewidzianej w NDA powinna być dostosowana do wagi i wartości informacji poufnych powierzanych odbiorcy, a także pozycji gospodarczej odbiorcy i rodzaju oraz wartości współpracy prowadzonej przez Strony. W praktyce najczęściej stosuje się kary umowne na poziomie 10-100 tys. PLN/EUR. Pamiętajmy by przewidzieć ponadto możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego ponad wysokość zastrzeżonej kary umownej.

Przy podpisywaniu klauzul poufności z kontrahentami zagranicznymi pamiętajmy o tym, że poddane one będą bardzo często prawu obcemu i jurysdykcji sądów zagranicznych, co może skutkować znacznym podwyższeniem kosztów ewentualnego sporu prawnego zaistniałego na gruncie takiej umowy.

Kształt klauzuli poufności warto zawsze dostosować do danej sytuacji i skonsultować jej treść z kancelarią prawną. Da to przedsiębiorcy możliwie pełną świadomość co do konsekwencji podpisanej umowy i zabezpieczy przed podpisaniem umowy, która okaże się nieważną i nie zapewniającą w związku z tym ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Wpisy powiązane:

Przygotowanie umowy - najczęstsze błędy.

Okres obowiązywania umowy.

Kontrakt b2b.

Zakaz konkurencji w relacji b2b.

Jak bronić się przed karami umownymi.

Data publikacji: 30.06.2018.

radca prawny Paweł Borek | radca prawny Krzysztof Doliński

Obsługa prawna firmy | Poznań, Warszawa, Bydgoszcz