Z punktu widzenia obrony przed potencjalnymi roszczeniami o zapłatę kar umownych najlepiej oczywiście zapobiegać, a dopiero w ostateczności leczyć. Najlepiej więc czytać dokładnie całość zawieranej umowy (wraz z załącznikami - zwłaszcza takimi jak ogólne warunki współpracy) i nie godzić się na zastrzeganie ryzykownych z naszego punktu widzenia kar umownych. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Wielu kontrahentów, zwłaszcza tych większych (w szczególności sieci handlowe, generalni wykonawcy budowlani) podchodzi niestety do negocjacji umownych z pozycji siły, argumentując, że kary umowne muszą pozostać w niezmienionej postaci a brak zgody na nie skutkować będzie utratą kontraktu.
Pamiętajmy więc w pierwszej kolejności, że kary umowne nie wynikają często wprost z podpisywanego przez nas krótkiego dokumentu zwanego "umową", "zleceniem", itp., a dopiero z załącznika, do którego podpisywany przez nas dokument odsyła. W praktyce obsługi prawnej przedsiębiorców bardzo często zdarza się, że klient przesyła nam do sprawdzenia jedynie dokument, który ma podpisać, bez załączników wskazanych w tym dokumencie. Wskazuje to na brak świadomości co do tego jak ważne są te załączniki i jak wiele ryzyka może z nich wynikać. Bardzo częstym zabiegiem jest właśnie przenoszenie zapisów o karach umownych do takich załączników, tak by nie raziły one kontrahenta zawierającego umowę.
Przechodząc do sytuacji, w której zawarliśmy już kontrakt nakładający na nas kary umowne w określonych sytuacjach, warto mieć świadomość jak bronić się przed roszczeniami o zapłatę kar umownych. Pamiętać przy tym należy, iż każda sytuacja rozpatrywana winna być indywidualnie i zaleca się każdorazową konsultację z kancelarią prawną obsługującą przedsiębiorcę.
Przedsiębiorca broniący się przed żądaniami zapłaty kar umownych powinien pamiętać w szczególności, iż:
kar umownych nie można dochodzić za opóźnienie w spełnieniu świadczeń pieniężnych (np. za opóźnienie w zapłacie za świadczone usługi lub dostarczony towar);
kary umowne zastrzegane są często na wypadek zwłoki w realizacji zobowiązań, nie każde opóźnienie jest przy tym zwłoką i nie każde opóźnienie skutkować będzie możliwością dochodzenia od nas kar umownych;
o ile umowa nie stanowi inaczej, zapłata kar umownych wyczerpuje roszczenia odszkodowawcze kontrahenta wynikające z naruszenia umowy, za które kontrahent zastrzegł sobie karę umowną;
kara umowna nie może być rażąco wygórowana; zastrzeżenie kary umownej przewidującej obowiązek zapłaty kwoty 100.000 PLN np. za niedozwolone udostępnienie osobie trzeciej wykupionej przez nas usługi o wartości 1.000 PLN skutkować będzie najprawdopodobniej możliwością znacznego miarkowania (obniżenia przez sąd) zastrzeżonej kary umownej;
kary umowne oderwane są zasadniczo od wysokości szkody poniesionej przez kontrahenta, przyjmuje się jednak, iż brak poniesienia jakiejkolwiek szkody wyklucza możliwość dochodzenia kary umownej; tak samo, poniesienie znikomej szkody może skutkować możliwością miarkowania zastrzeżonej kary umownej;
broniąc się przed żądaniem zapłaty kar umownych należy być bardzo ostrożnym przy ewentualnym potrącaniu dochodzonych przez kontrahenta roszczeń o zapłatę kar umownych z roszczeniami wzajemnymi przysługującymi nam względem kontrahenta; potrącenie takie stanowi bowiem zasadniczo uznanie zasadności roszczenia dochodzonego przez naszego kontrahenta.
Biorąc pod uwagę powyższe, zapisy przewidujące kary umowne zawsze warto negocjować. Jeśli nie da się ich usunąć, możliwe okazać może się ich złagodzenie - np. poprzez zawężenie listy okoliczności umożliwiających obciążenie przedsiębiorcy karą umowną lub obniżenie wysokości zastrzeżonych kar umownych. Kary umowne są jednym z powodów, dla których obsługa prawna firmy jest inwestycją, która prawie zawsze zwraca się przedsiębiorcy. Zawieraną umowę zawsze warto skonsultować z radcą prawnym zajmującym się zawodowo weryfikacją umów. W przypadku gdy "mleko się rozleje" i kontrahent nałoży już na nas kary umowne, kancelaria prawna może pomóc uniknąć konieczności ich zapłaty lub przynajmniej pomóc ograniczyć ich wysokość.
Data publikacji: 30.06.2018.