W praktyce obrotu gospodarczego bardzo częste są przypadki, w których jedyny członek zarządu spółki kapitałowej lub ostatni członek z wieloosobowego składu jej zarządu zamierza złożyć rezygnację, by w ten sposób uwolnić się od odpowiedzialności związanej z pełnieniem tej funkcji. Dotychczasową praktykę wykreowaną przez orzecznictwo Sądu Najwyższego zmienią nowe przepisy kodeksu spółek handlowych, które zaczną obowiązywać od 1 marca 2019 r.
Zagadnienie rezygnacji jedynego członka zarządu było dotąd przedmiotem znacznych kontrowersji, bowiem z przepisów Kodeksu spółek handlowych nie wynikało jasno komu oświadczenie o rezygnacji miałoby być składane, skoro oświadczenia w imieniu spółki przyjmuje sam zarząd. Podobnie rzecz się ma w wypadku rezygnacji ostatniego członka wieloosobowego zarządu. Brakowało przepisu, który usuwałby wątpliwości z tym związane, a jednocześnie starannie wyważałby zarówno interesy członka zarządu, by nie stawał się on zakładnikiem spółki, jak również interesy samej spółki, która z dnia na dzień (w dodatku bez wiedzy wspólników) może utracić zarząd i tym samym zdolność do funkcjonowania.
Pierwszą próbą uporządkowania reguł w tym zakresie była uchwała Sądu Najwyższego podjęta w składzie 7 sędziów z dnia 31 marca 2016 r., sygn. III CZP 89/15, w której przyjęto, iż oświadczenie członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji z tej funkcji jest składane – z wyjątkiem przewidzianym w art. 210 § 2 i art. 379 § 2 k.s.h. – spółce reprezentowanej w tym zakresie zgodnie z art. 205 § 2 lub 373 § 2 k.s.h. (tj. zgodnie z zasadami biernej reprezentacji), a więc wobec jednego członka zarządu lub prokurenta. W uzasadnieniu Sąd Najwyższy odniósł się również do zagadnienia składania rezygnacji przez jedynego lub ostatniego członka zarządu podnosząc, iż oświadczenie członka zarządu jednoosobowego lub ostatniego członka zarządu wieloosobowego albo wszystkich członków zarządu wieloosobowego rezygnujących jednocześnie dochodzi do skutku z chwilą doręczenia na adres spółki – jak dodano bez dodatkowego wyjaśnienia – „w sposób umożliwiający podjęcie niezbędnych działań związanych z rezygnacją”. W praktyce oznaczało to, iż rezygnacja jedynego (lub ostatniego) członka zarządu jest możliwa w drodze wysłania stosownego oświadczenia na adres spółki. Doręczenie oświadczenia spółce i odbiór przesyłki przez jej sekretariat de facto uwalniałoby członka zarządu od pełnienia funkcji. Rozwiązanie to spotkało się z krytyką w nauce prawa, bowiem prowadziło do sytuacji, w której zarząd spółki stawał się nieobsadzony „z dnia na dzień”, w konsekwencji czego spółka nie mogłaby składać żadnych oświadczeń, a jej wspólnicy nie musieliby nawet wiedzieć o zaistniałym problemie, co uniemożliwiałoby tym samym zwołanie zgromadzenia, na którym powołano by zarząd.
Powyższa kwestia doczekała się prawnego unormowania na mocy ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym. Począwszy od dnia 1 marca 2019 r. zaczną obowiązywać przepisy zawarte w art. 202 § 6 i art. 2331 k.s.h. (w odniesieniu do spółki z o.o.) oraz w art. 369 § 52 i art. 3971 (w stosunku do spółki akcyjnej), które regulować będą zasady rezygnacji członka zarządu, w wyniku której żaden mandat w zarządzie nie byłby faktycznie obsadzony (co ma miejsce w przypadku jednoosobowego zarządu, złożenia rezygnacji przez ostatniego członka zarządu wieloosobowego albo jednoczesnego złożenia rezygnacji przez wszystkich członków zarządu wieloosobowego).
W przypadku spółki z o.o. członek zarządu przed swoją rezygnacją zobowiązany będzie zwołać w trybie formalnym zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały w sprawie powołania zarządu. Natomiast do wysyłanego zaproszenia będzie zobligowany dołączyć oświadczenie o rezygnacji z pełnionej funkcji. Co najistotniejsze, rezygnacja członka zarządu stanie się skuteczna bez względu na fakt czy zgromadzenie się odbędzie, a mandat członka zarządu wygaśnie z dniem następującym po dniu, na który wyznaczono zgromadzenie wspólników. Tym samym przez okres pomiędzy dniem złożenia rezygnacji a dniem wygaśnięcia mandatu członka zarządu zaistnieje swoisty 15 dniowy okres wypowiedzenia (liczony od wysłania zawiadomienia do wspólników). W przeciwieństwie zatem do stanowiska SN nie stanie się to z dnia na dzień, a ponadto wspólnicy zostaną o zamiarach członka zarządu powiadomieni, a przynajmniej będą mieli okazję do zapoznania się z tym.
W przypadku spółek akcyjnych rezygnacja członka zarządu składana jest na ręce rady nadzorczej, jednak w wypadku gdyby nie była ona obsadzona, wówczas członek zarządu będzie mógł złożyć rezygnację akcjonariuszom, zwołując jednocześnie walne zgromadzenie w celu powzięcia uchwały w sprawie powołania rady nadzorczej (która następnie powinna doprowadzić do powołania nowego zarządu). Bez względu na fakt czy rada nadzorcza zostanie powołana i czy w ogóle walne zgromadzenie się odbędzie, rezygnacja członka zarządu spółki akcyjnej stanie się skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zaproszono akcjonariuszy.
W wypadku zatem obu rodzajów spółek członek zarządu po złożeniu rezygnacji formalnie musi pełnić swoją funkcję jeszcze co najmniej przez 15 dni od momentu jej podpisania i wysłania wraz z zaproszeniem do wspólników (akcjonariuszy). Bieg tego terminu ma szczególnie ważki charakter z punktu widzenia przestrzegania przepisów prawa upadłościowego, a w szczególności w odniesieniu do terminu na złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości. Zaleca się, by członkowie zarządu, sprawując mandat w powyższym okresie, zwrócili baczną uwagę na kondycję finansową spółki i skonsultowali z kancelarią prawną zakres swych obowiązków wynikających z prawa upadłościowego i podatkowego.