WPROWADZENIE REGULAMINU ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (dalej jako: „Ustawa”) nakłada na podmioty uczestniczące w obrocie gospodarczym kolejne obowiązki związane z obsługą zgłoszeń przez tzw. sygnalistów.

Zgodnie z Ustawą realizacja obowiązku ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych (dalej jako: „Regulamin”) przez podmioty w sektorze prywatnym zatrudniające co najmniej 50 i mniej niż 250 pracowników następuje do dnia 17 grudnia 2023 r., natomiast wymóg ustalenia Regulaminu po stronie podmiotów zatrudniających co najmniej 250 pracowników będzie obowiązywał z dniem wejścia w życie Ustawy.

Ustawa odnosi się wprost do Regulaminu ustanawianego przez pracodawcę. Czy podmiot zatrudniający mniej niż 50 osób albo niezatrudniający w ogóle pracowników, a jedynie zawierający umowy cywilnoprawne (w tym z tzw. osobami samozatrudnionymi) mogą taki regulamin ustanowić? Jak najbardziej tak. Posiadanie takiego regulaminu wzmocni pozytywny wizerunek pracodawcy wśród pracowników i świadczy o społecznie odpowiedzialnym prowadzeniu biznesu. Co równie ważne, zwiększa szanse na zatrzymanie newralgicznych informacji wewnątrz organizacji – pozostawiając sygnaliście alternatywę dla zgłoszenia ich do właściwego organu czy publicznego ich ujawnienia.

W innym artykule dostępnym TUTAJ można przeczytać co powinien i co może zawierać Regulamin. W niniejszym wpisie krótko omówimy, jak regulamin należy wprowadzić w organizacji.

Procedura ustanowienia regulaminu

Zgodnie z art. 28 ust. 3 Ustawy regulamin zgłoszeń wewnętrznych pracodawca ustala po konsultacji z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Procedura wprowadzenia Regulaminu wzorowana jest na procedurze ustanowienia regulaminu pracy na podstawie art. 104 i n. kodeksu pracy. Wymóg przeprowadzania konsultacji Regulaminu ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników spójny jest z dyrektywą o sygnalistach bowiem zgodnie z jej art. 8 ust. 1 państwa członkowskie zapewniają, by podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym ustanowiły kanały i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, po konsultacji i w porozumieniu z partnerami społecznymi, jeżeli tak przewiduje prawo krajowe.

Obowiązek konsultacji polega na tym, że pracodawca przedstawia partnerowi społecznemu (związkowi zawodowemu albo przedstawicielowi pracowników) projekt Regulaminu, ustalając termin jego konsultacji. Brak zgody związku zawodowego albo przedstawiciela pracowników na treść Regulaminu nie uniemożliwia pracodawcy jego wprowadzenia. W przypadku funkcjonowania w zakładzie kilku organizacji związkowych należy sięgnąć do odpowiednich regulacji kodeksu pracy. Analogicznie jeżeli pracodawca nie ustali ze związkiem zawodowym terminu konsultacji, stosować się będzie ustawę o związkach zawodowych.

Zgodnie z art. 28 ust. 4 i 5 Ustawy regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (może to być tradycyjne wywieszenie na tablicy ogłoszeń, ale również przesłanie treści Regulaminu poprzez wiadomość e-mail). Pracodawca, tak jak przy regulaminie pracy, jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią Regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy. Regulamin ten powinien być następnie dostępny dla osób, które mogą być zainteresowane dokonaniem zgłoszenia – warto rozważyć jego publikację na stronie internetowej.

Podsumowanie

Wprowadzenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych odbyć musi się zgodnie z przewidzianą Ustawą procedurą. Warto więc w szczególności proces wdrożenia regulaminu odpowiednio zaplanować i działać z odpowiednim wyprzedzeniem.

Wpisy powiązane:

Kogo dotyczy ochrona sygnalistów?

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

Nieuczciwy sygnalista

Kary za naruszenie ochrony sygnalistów

Data publikacji: 08.11.2021.