Ochrona sygnalistów – pomoc prawna w przygotowaniu kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. sygnalistów), zwana dalej „Dyrektywą o sygnalistach”, winna zostać implementowana do polskiego porządku prawnego w formie ustawy mającej obowiązywać najpóźniej od dnia 17 grudnia 2021 r. W związku z tym zachodzi konieczność przygotowania się przez podmioty z sektora publicznego oraz prywatnego do nowych wymogów prawnych. Zasadniczym obowiązkiem ciążącym na tych podmiotach staje się stworzenie kanałów i procedur umożliwiających sygnalistom dokonywanie tzw. wewnętrznych zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa. Szczegółowy zakres obowiązków spoczywających na podmiotach zatrudniających będzie przewidywać polska ustawa, która określi także katalog sankcji za naruszenie przewidzianych nią wymogów.

Co zgłaszać mogą sygnaliści?

Zakres przedmiotowy zgłoszeń, których dokonywać mogą sygnaliści przewidziany został art. 2 ust. 1 Dyrektywy o sygnalistach, przewidując np. zgłoszenia dotyczące naruszenia ochrony danych osobowych. Powinno dać to do myślenia tym przedsiębiorcom, którzy nadal nie uporządkowali zasad przetwarzania danych osobowych w swoim przedsiębiorstwie. Na mocy art. 2 ust. 2 Dyrektywy o sygnalistach państwo członkowskie może rozszerzyć zakres przedmiotowy zgłoszeń przewidziany tą dyrektywą i sytuacja taka może wystąpić w przypadku Polski.

Kogo dotyczą zmiany?

Zmiany dotyczą podmiotów z sektora publicznego oraz prywatnego. Dyrektywa o sygnalistach regulacją ochronną dotyczącą sygnalistów nakazuje objąć wszystkie podmioty z sektora publicznego (zwolnione z obowiązku tworzenia kanałów i procedur mogą być jedynie gminy liczące poniżej 10 tysięcy mieszkańców jeśli tak postanowi państwo członkowskie) oraz podmioty prawne z sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników (państwa członkowskie UE będą jednak mogły tą regulacją objąć także podmioty mniejsze). Podmioty z sektora prywatnego zatrudniające od 50 do 249 pracowników – o ile tak zdecyduje dane państwo członkowskie – będą mogły liczyć na odroczenie obowiązku wprowadzenia stosownych procedur najpóźniej do dnia 17 grudnia 2023 r.

Jakie są sankcje za zlekceważenie wymogów?

Zgodnie z art. 23 ust. 1 Dyrektywy o sygnalistach „Państwa członkowskie ustanawiają skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje stosowane wobec osób fizycznych lub prawnych, które:

  • utrudniają lub usiłują utrudniać dokonywanie zgłoszeń;
  • podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów;
  • wszczynają uciążliwe postępowania przeciwko sygnalistom;
  • dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.

Co należy zrobić?

Wspomniane zmiany na podmiotach wyżej wskazanych wymuszają stworzenie i wdrożenie nowych procedur wewnętrznych określających zasady ochrony sygnalistów, powołanie nowego stanowiska (lub działu) w organizacji, uruchomienie kanałów wewnętrznych niezbędnych do zgłaszania naruszeń przez sygnalistę, zapewniających mu anonimowość i jednocześnie gwarantujących mu bezpieczeństwo przed negatywnymi skutkami dokonania takiego zgłoszenia (np. zwolnienie, wstrzymanie awansu, nieprzedłużenie umowy o pracę zawartej na czas określony). Wszelkie procedury przygotować należy tak by z jednej strony zapewniały one zgodność z prawem, z drugiej zaś strony, by nie zachęcały osób nieuczciwych do zgłaszania nieistniejących naruszeń celem zapewnienia sobie prywatnych korzyści (np. ochrony przed zwolnieniem z pracy). Pamiętać należy, że zgłoszeń naruszeń prawa sygnalista dokonać może trzema kanałami: wewnętrznym, zewnętrznym oraz poprzez ujawnienie do publicznej wiadomości. W interesie każdego przedsiębiorcy jest przygotowanie takich procedur wewnętrznych, które zniechęcą do ujawniania przez sygnalistów do publicznej wiadomości informacji o istniejących naruszeniach prawa lub choćby podejrzeniu ich wystąpienia. Każde bowiem takie ujawnienie to dla przedsiębiorcy nie tylko ryzyko prawne, ale również określone straty wizerunkowe.

Co oferujemy?

Naszym Klientom oferujemy:

  • weryfikację obowiązujących procedur wewnętrznych pod kątem ich zgodności z wymogami prawa;
  • wsparcie prawne w tworzeniu i wdrażaniu wewnętrznych procedur zapewniających zgodność z przepisami prawa (w tym procedury dotyczącej przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami);
  • wsparcie prawne we wdrażaniu wewnętrznych procedur zapewniających zgodność z przepisami ustawy;
  • bieżące doradztwo prawne w podejmowaniu decyzji organizacyjnych i operacyjnych zgodnych z wewnętrznymi procedurami oraz przepisami prawa (compliance).

Osoby zainteresowane problemem odpowiedzialności podmiotów zbiorowych zapraszamy do kontaktu.

radca prawny Paweł Borek | radca prawny Krzysztof Doliński

Ochrona sygnalistów | Poznań, Warszawa, Bydgoszcz