Niezwykle częstym w praktyce jest problem niestarannego lub wręcz niewłaściwego określania Stron zawieranej umowy. Dla przedsiębiorcy umowa jest najczęściej zwieńczeniem krótszego lub dłuższego procesu negocjacyjnego i zdarza się nie rzadko, że forma i treść jej zawarcia bywa lekceważona. Przy opisywaniu Stron zawieranej umowy warto więc pamiętać o podstawowych, następujących zasadach:
Przepisy prawa określają jakie dane przedsiębiorcy obejmować powinna zawierana przez niego umowa. Są to w szczególności: nazwa przedsiębiorcy, jego siedziba oraz adres, a także numer NIP. W przypadku zawierania umów ze spółkami handlowymi należy wskazać ponadto: numer KRS spółki, dane sądu rejestrowego, w którym jest ona zarejestrowana oraz informację o wysokości kapitału zakładowego – a w przypadku spółek akcyjnych – także o wysokości kapitału wpłaconego przez spółkę. Przedsiębiorca zaniedbujący podania wymaganych prawem danych naraża się na ukaranie karą grzywny do 5.000 PLN (art. 595 §1 Kodeksu spółek handlowych, art. 34 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, art. 139b Kodeksu wykroczeń).
Przedsiębiorcy bardzo często zapominają o tym, iż osoba zawierająca umowę w imieniu przedsiębiorcy musi posiadać odpowiednie upoważnienie do jej zawarcia. W przypadku przedsiębiorcy indywidualnego (osoby fizycznej) upoważnieniem takim będzie odpowiednie pełnomocnictwo udzielone przez przedsiębiorcę. Osobami upoważnionymi do reprezentacji spółki osobowej będą wspólnicy działający zgodnie z zasadami reprezentacji przewidzianymi w umowie spółki albo pełnomocnik lub prokurent działający w ich imieniu (na podstawie odpowiednio udzielonej prokury lub pełnomocnictwa). W przypadku spółek kapitałowych (sp. z o.o. oraz spółki akcyjnej) osobami upoważnionymi do reprezentacji będą członkowie zarządu działający zgodnie z zasadami reprezentacji przewidzianymi w KRS albo pełnomocnik lub prokurent działający w ich imieniu (na podstawie odpowiednio udzielonej prokury lub pełnomocnictwa). Zasady reprezentacji podmiotów nie podlegających wpisowi do KRS (np. placówek oświatowych) regulowane są przez przepisy szczególne. Nie sposób omówić w ramach niniejszego opracowania wszelkich problemów związanych z zasadami reprezentacji przedsiębiorców. Uczulić należy jednak, iż zarząd spółki kapitałowej nierzadko ograniczany jest w możliwości zaciągania zobowiązań przez przepisy prawa lub umowę/statut spółki. Częstokroć do zawarcia umowy wymagana jest ponadto zgoda wspólników albo rady nadzorczej spółki.
Szczególną ostrożność zachować należy przy zawieraniu umowy ze spółką kapitałową w organizacji. Zdarza się bowiem praktyka reprezentowania tych podmiotów przez prokurentów, co bywa kwestionowane przez sądy i spotyka się z dezaprobatą większości komentatorów prawa handlowego. W mojej opinii spółka kapitałowa w organizacji jest podmiotem w pełni uprawnionym do udzielenia prokury, co wynika jasno z treści art. 109(1) §1 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 12 Kodeksu spółek handlowych. Konsekwentnie, za nieracjonalne uznać należy stanowisko wywodzące, iż prokurent powołany przez spółkę kapitałową w organizacji nie może jej reprezentować i powinien wstrzymać się z działaniem do czasu wpisu spółki do rejestru. Względy pewności obrotu prawnego oraz zasada zakładająca racjonalność działań ustawodawcy wymagają uznania, iż skoro ustawodawca przewidział możliwość powołania prokurenta przez spółkę kapitałową znajdującą się w stadium organizacji i nie wprowadził przepisu ograniczającego możliwość działania prokurenta w imieniu spółki w organizacji, brak podstawy prawnej by odmawiać temu prokurentowi prawa do działania w imieniu spółki. Niemniej, niezależnie od powyższych rozważań, warto pamiętać o wątpliwościach prawnych w tym zakresie.
Dane rejestrowe przedsiębiorcy warto zawsze sprawdzić przed zawarciem umowy w odpowiednim rejestrze – Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej albo Krajowym Rejestrze Sądowym. Warto również upewnić się czy kontrahent, w szczególności dostawca, jest aktywnym płatnikiem VAT.
Warto zapamiętać, że w przypadku spółek cywilnych, umowy nie zawiera się ze spółką cywilną (nie jest to odrębny podmiot praw i obowiązków), a z jej wspólnikami, co powinno znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie w komparycji umowy.
Jeśli przedsiębiorca indywidualny (osoba fizyczna) zawiera umowę w imieniu własnym, nie powinien wskazywać, że jest reprezentowany przez siebie samego – właściciela. Umowę taką przedsiębiorca zawiera po prostu w imieniu własnym - nie w imieniu jakiegoś abstrakcyjnego bytu - przysłowiowej "własnej firmy".
Tak, jak budowę domu rozpoczyna się od solidnie posadowionych fundamentów, tak współpracę handlową warto rozpocząć od spisania regulującej ją umowy - poczynając od właściwego określenia stron umowy. Nierzadkimi są sytuacje, w którym "obrotny przedsiębiorca" prowadzi jedną de facto działalność gospodarczą zarówno jako przedsiębiorca jednoosobowy, jak i za pośrednictwem kilku różnych założonych przez siebie spółek i w razie np. problemów z płatnościami ze strony takiego przedsiębiorcy bólu głowy można dostać od rozwikłania zagadki, z którym z podmiotów założonych przez danego przedsiębiorcę umowa została faktycznie zawarta - a więc kto na gruncie prawa jest naszym dłużnikiem oraz czy był w ogóle prawidłowo reprezentowany przy zawarciu umowy. Problemy takie, kluczowe z punktu widzenia skuteczności dochodzenia roszczeń, wynikają najczęściej właśnie z niestarannego spisania umowy.
Data publikacji: 30.06.2018.