REAGOWANIE NA NIEPRAWIDŁOWOŚCI - NOWY OBOWIĄZEK PODMIOTÓW ZBIOROWYCH.

Zgodnie z nowym projektem ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary polski ustawodawca planuje wprowadzić do porządku prawnego nowy obowiązek spoczywający na przedsiębiorcach będących podmiotami zbiorowymi - obowiązek reagowania na nieprawidłowości w przedsiębiorstwie. Formalnym przejawem tego obowiązku będzie w praktyce wszczęcie postępowania wyjaśniającego na zasadach określonych w procedurze wewnętrznej przyjętej przez podmiot zbiorowy oraz usunięcie stwierdzonych w ramach tego postępowania nieprawidłowości lub naruszeń, które ułatwiły lub umożliwiły popełnienie czynu zabronionego. Uchybienia w tym zakresie mogą adresata nowych obowiązków drogo kosztować, bowiem kary pieniężne mogą w tym wypadku sięgnąć kwoty nawet 60 000 000 zł.

Zgodnie z nowymi przepisami organy podmiotu zbiorowego zobowiązane są podejmować czynności (w ramach przysługujących im uprawnień) mające na celu wyjaśnienie zgłaszanych im informacji świadczących o:

  • podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego;

  • niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez organy podmiotu zbiorowego, członków tych organów, reprezentantów lub osoby zatrudnione przez podmiot zbiorowy, a także jego podwykonawców, pracowników lub osoby działające w imieniu podwykonawców podmiotu zbiorowego;

  • niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach organów podmiotu zbiorowego lub osób, o których mowa powyżej;

  • nieprawidłowościach w organizacji działalności podmiotu zbiorowego, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego.

Informacje o powyższych nieprawidłowościach mogą być zgłaszane przez pracownika podmiotu zbiorowego, członka organu, osobę działającą w imieniu lub w interesie podmiotu zbiorowego na podstawie czynności prawnej. Natomiast szczególny obowiązek reagowania na te zgłoszenia spoczywać będzie nie tylko na zarządach spółek, ale także – jak mówi projekt ustawy – na wyznaczonym organie nadzorującym przestrzeganie zasad i przepisów regulujących działalność podmiotu lub osobach sprawujących nadzór wewnętrzny w organizacji podmiotu zbiorowego. Szczególną zatem rolę w procesie stosowania omawianych przepisów będzie spoczywać na radach nadzorczych spółek, a także na komórkach compliance lub compliance officerach powołanych (niekiedy obowiązkowo) w strukturze podmiotu zbiorowego, o których piszemy nieco niżej.

Intencją ustawodawcy jest, by po wejściu w życie projektowanych przepisów każdy podmiot zbiorowy (w tym spółki handlowe, spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia czy wspólnoty mieszkaniowe) był zobligowany do poważnego potraktowania sygnałów o nieprawidłowościach dostrzeżonych przez osoby pozostające w jego strukturze, w tym w szczególności pracowników. Nieprawidłowości mogą dotyczyć nie tylko działania samego podmiotu zbiorowego, ale także jego podwykonawców i ich pracowników, jeśli tylko zaistnieje możliwość uzyskania w wyniku tych nieprawidłowości (choćby pośrednio) korzyści majątkowej przez podmiot zbiorowy. Wedle uzasadnienia projektu ustawy oczekuje się wręcz, aby przed podpisaniem umowy z podwykonawcą podmiot zbiorowy weryfikował swych kontrahentów, minimalizując w ten sposób ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w toku współpracy, za które odpowiedzialność mógłby ponosić podmiot zbiorowy. Szczególne wyzwania stoją zatem przed branżą budowlaną, która opiera swe funkcjonowanie na łańcuchach podwykonawstwa – weryfikacja i kontrola działalności większej ilości podwykonawców pod względem ryzyka wystąpienia czynów zabronionych (nawet w fazie ich przygotowania!) delikatnie mówiąc będzie nieco utrudniona.

Warto także zauważyć, że każdy podmiot zbiorowy ma obowiązek reagowania na nieprawidłowości, jednak ustawodawca więcej wymaga od większych podmiotów. Mali przedsiębiorcy bowiem zostali zobligowani do posiadania stosownych procedur antykorupcyjnych określających zasady postępowania na wypadek zagrożenia popełnienia czynu zabronionego lub skutków niezachowania reguł ostrożności, w których zostanie określony także zakres odpowiedzialności organów podmiotu zbiorowego, jego komórek organizacyjnych, pracowników lub osób uprawnionych do działania w jego imieniu lub interesie. Co istotne, brak tych procedur sam w sobie będzie stanowił wystąpienie „nieprawidłowości”. Natomiast średni i duży przedsiębiorcy, oprócz przyjęcia i stosowania wspomnianych procedur, winni powołać w swej strukturze także osobę lub komórkę organizacyjną, które będą nadzorować przestrzeganie przepisów i zasad regulujących działalność podmiotu zbiorowego. Mowa tu zatem o tzw. compliance oficerze lub dziale compliance, których zadaniem podstawowym będzie stosowanie procedur antykorupcyjnych (kodeksy etyczne) poprzez zaznajamianie członków organów i pracowników podmiotu zbiorowego z zasadami obowiązującymi w przedsiębiorstwie, jak również podejmowanie czynności zmierzających do wyjaśnienia zgłaszanych nieprawidłowości oraz usuwanie stwierdzonych w ich toku uchybień. W tym celu podmioty zbiorowe zobligowane są do przyjęcia i stosowania procedury określającej przebieg postępowania wyjaśniającego. Dodać przy tym należy, iż brak compliance officera lub dzialu compliance w przedsiębiorstwie – podobnie jak brak procedur – stanowić będzie naruszenie obowiązków wynikających z ustawy grożące poniesieniem odpowiedzialności na zasadach w niej określonych.

Oprócz wszczęcia przez podmiot zbiorowy postępowania wyjaśniającego oraz usunięcia stwierdzonych w jego ramach nieprawidłowości lub naruszeń, organy podmiotu zbiorowego są zobligowane do zapewnienia pracownikom zgłaszającym nieprawidłowości (tzw. sygnalistom) ochrony co najmniej przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania. Ochronie sygnalistów zostanie jednak poświęcony osobny wpis. W tym miejscu ograniczymy się do stwierdzenia, że ideą ustawodawcy jest zagwarantowanie, by informacje i podejrzenia o wystąpieniu naruszeń prawa związanych z działalnością podmiotu były traktowane z pełną powagą i należycie zbadane przez podmiot zbiorowy, zaś osoby zgłaszające swe podejrzenia zostały objęte ochroną przed zwolnieniem, a nie usuwane jako niewygodne dla czerpiących korzyści z czynów zabronionych sprawców.

Sankcje za naruszenie przepisów są surowe i dotkliwe, bowiem kara pieniężna wymierzana podmiotowi zbiorowemu może sięgnąć aż 30 000 000 zł. Jednak kwota ta może zostać dwukrotnie zwiększona w przypadku, gdy organy podmiotu zbiorowego (a w szczególności organ nadzorujący przestrzeganie zasad i przepisów regulujących działalność podmiotu, lub osoby sprawujące nadzór wewnętrzny) nie przeprowadziły postępowania wyjaśniającego lub nie usunęły stwierdzonych w ramach tego postępowania nieprawidłowości lub naruszeń, które ułatwiły lub umożliwiły popełnienie czynu zabronionego. Wówczas zgodnie z projektowanym art. 12 ust. 1 ustawy sąd, uznając podmiot zbiorowy za odpowiedzialny za czyn zabroniony, może wymierzyć karę pieniężną do górnej granicy zwiększonej dwukrotnie, tj. do 60 000 000 zł. Zapominać nie należy przy tym, iż w określonych przypadkach podmiot zbiorowy może zostać nawet rozwiązany a jego majątek przejęty na własność Skarbu Państwa. Gdy dodamy do tego szeroki katalog środków zapobiegawczych, które stosować może prokurator jeszcze na etapie przedsądowym, uzmysłowić sobie możemy jak poważne konsekwencje grozić mogą podmiotom zbiorowym za niedostosowanie się do nowych zasad odpowiedzialności za czyny zabronione pod groźbą kary.

Wobec powyższego przedsiębiorcy będący podmiotami zbiorowymi winni jak najszybciej podjąć działania zmierzające do wprowadzenia wymaganych procedur, w szczególności procedur antykorupcyjnych oraz procedury regulującej postępowanie wyjaśniające, a także zaznajomić się z szeregiem nowych wymogów, które niesie ze sobą ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych.

radca prawny Paweł Borek | radca prawny Krzysztof Doliński

Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych | Kancelaria prawna Poznań