USTAWA O DOKUMENTACH PUBLICZNYCH

12 lipca 2019 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych. Ustawa ma na celu przeciwdziałanie fałszowaniu dokumentów publicznych, określając zasady funkcjonowania systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych. Wprowadza jednak przy okazji kilka przepisów, które mogą mieć praktyczne znaczenie dla każdego uczestnika obrotu prawnego.

Dokumentami publicznymi w rozumieniu ustawy są nie tylko dokumenty tożsamości takie jak dowód osobisty lub paszport, ale również m.in. tytuły wykonawcze wydawane przez sądy lub referendarzy sądowych, odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, z których wynika nabycie, istnienie lub wygaśnięcie prawa, albo które odnoszą się do stanu cywilnego, a także wypisy, odpisy i wyciągi aktów notarialnych oraz aktów poświadczenia dziedziczenia, o ile do dokumentów tych stosuje się jednolite blankiety dokumentów publicznych (art. 2 ust. 3 ustawy).

Art. 5 ust. 2 ustawy wskazuje dokumenty publiczne pierwszej kategorii, czyli najważniejsze z punktu widzenia bezpieczeństwa państwa. Do kategorii tej zaliczają się m.in. dowód osobisty, dokumenty paszportowe, prawo jazdy, karta pojazdu, odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, wypisy, odpisy i wyciągi aktów notarialnych oraz aktów poświadczenia dziedziczenia, ale także np. karta do tachografu.

Dokumentami publicznymi drugiej kategorii (art. 5 ust. 3) są dokumenty istotne ze względu na bezpieczeństwo państwa, bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, m.in. dokumenty poświadczające wykształcenie wyższe. Dokumentami publicznymi trzeciej kategorii (art. 5 ust. 4 ustawy) są natomiast m.in. koncesje, pozwolenia, licencje, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, legitymacje szkolne i studenckie oraz inne dokumenty mające wpływ na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego. W praktyce rozróżnienie pomiędzy dokumentami publicznymi drugiej i trzeciej kategorii może nastręczać w pewnych przypadkach trudności. Z pomocą ma przyjść tutaj Rada Ministrów, która w drodze odrębnego rozporządzenia określić ma wykaz dokumentów publicznych kategorii drugiej i trzeciej.

Pierwszą istotną dla każdego informacją wynikającą z ustawy jest to, iż każdy będzie miał wgląd do publicznie dostępnego Rejestru Dokumentów Publicznych prowadzonego przez Ministra właściwego do spraw wewnętrznych. W rejestrze tym każdy będzie mógł sprawdzić wzorzec dokumentu publicznego, jego opis oraz zabezpieczenia stosowane w takim dokumencie. W sytuacji w której nabierzemy wątpliwości co do autentyczności okazanego nam dokumentu publicznego, będziemy więc  w stanie posiłkować się elektronicznym rejestrem, w którym sprawdzić będziemy mogli czy okazany nam dokument odpowiada urzędowemu wzorcowi.

Drugim, niezwykle ważnym dla każdego rozwiązaniem wynikającym z ustawy jest wprowadzony w art. 58 przepis karny mówiący, iż „kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 6) ustawy repliką dokumentu publicznego jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany. Zastanówmy się więc dwa razy zanim skserujemy lub zeskanujemy dowód osobisty lub prawo jazdy naszego pracownika lub klienta. Po pierwsze może prowadzić to do nadmiarowego i niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych takiej osoby i sankcji wynikających w związku z tym z tzw. RODO. Po drugie, w pewnych przypadkach, narazić możemy się na zarzut przestępstwa i konieczność tłumaczenia się przed organami ścigania lub sądem, że kopię dokumenty tożsamości wykonaliśmy w celu prawnie dozwolonym.

Kolejnym istotnym novum wprowadzonym ustawą jest nowelizacja art. 46 ustawy z dnia 06 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. Nowelizacja ta wprowadza nową przesłankę wydania nowego dowodu osobistego, którą jest przedstawienie przez posiadacza dowodu osobistego organowi gminy potwierdzenia złożenia organowi uprawnionemu do prowadzenia dochodzeń zawiadomienia o podejrzeniu nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych posiadacza dowodu osobistego, w tym serii i numeru dowodu osobistego, albo przedstawienia dokumentu potwierdzającego wszczęcie z urzędu czynności przez ten organ, albo przedstawienia decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych stwierdzającej naruszenie przepisów o ochronie danych w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych posiadacza dowodu osobistego, w tym serii i numeru dowodu osobistego. Nowelizację tę ocenić należy co do zasady pozytywnie, gdyż zmierza ona do ograniczenia negatywnych skutków wejścia przez nieuprawnioną osobę w posiadanie danych identyfikacyjnych posiadacza dowodu osobistego – co prowadzi nieraz do różnego rodzaju oszustw, wyłudzeń kredytów, itp. przestępczych działań. Z drugiej jednak strony dużo szybszym i łatwiejszym sposobem na wymianę dowodu osobistego pozostaje powołanie się na przesłankę jego utraty lub uszkodzenia przewidzianą w art. 46 ust. 1 pkt 4) ustawy o dowodach osobistych. W pewnych przypadkach warto jednak faktycznie skorzystać z trochę dłuższej i bardziej skomplikowanej drogi przewidzianej w nowo dodanym przepisie art. 46 ust. 1 pkt 5a) ustawy o dowodach osobistych. Przepis ten wejdzie w życie 12 stycznia 2020 r., a więc dopiero pół roku po wejściu w życie ustawy o dokumentach publicznych.

Data publikacji: 27.06.2019

radca prawny Paweł Borek | radca prawny Krzysztof Doliński

Obsługa prawna firmy | Kancelaria prawna Poznań, Warszawa, Bydgoszcz