Na etapie tworzenia spółki handlowej wielu przedsiębiorców staje przed koniecznością dobrania właściwej nazwy identyfikującej powstający podmiot, patrząc głównie przez pryzmat dotarcia do klienteli. Nazwa ta stanie się firmą pod którą działać musi każdy przedsiębiorca, a pamiętać przy tym należy, że przepisy prawa wprowadzają pewne regulacje, które obowiązują przy konstruowaniu firmy spółki.
I. OGÓLNE INFORMACJE
Słowo „firma” w języku prawnym i prawniczym oznacza „nazwę” (oznaczenie), pod którą przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą lub zawodową. Firma indywidualizuje więc każdego przedsiębiorcę, bez względu na to czy jest on spółką, fundacją, spółdzielnią czy przedsiębiorcą jednoosobowo prowadzącym biznes. Firma przedsiębiorcy musi być ujawniona we właściwym rejestrze (CEIDG, KRS) i jest używana w szeroko rozumianym obrocie prawnym, zarówno w kontaktach z klientami i kontrahentami, jak i w postępowaniach sądowych czy administracyjnych. W wypadku osoby fizycznej firmą będzie jej imię i nazwisko (art. 434 Kodeksu cywilnego), zaś w wypadku osoby prawnej jej nazwa (art. 435 § 1 k.c.), choć przepisy zezwalają (a niekiedy nakazują) używanie dodatkowych elementów w firmie, dzięki czemu zidentyfikowanie danego przedsiębiorcy będzie jeszcze łatwiejsze. Przykładowo, pan Jerzy Malinowski zgłaszając do CEIDG firmę może pozostać przy użyciu samego tylko imienia i nazwiska, lecz może (i zapewne będzie chciał) użyć określenia, które pozwoli mu na wyróżnienie się na rynku, np. poprzez użycie firmy „Usługi meblarskie Jerzy Malinowski” czy „P.P.H.U. Jerzy Malinowski” itp. W wypadku osób prawnych firma nie może zawierać w sobie samej tylko nazwy, lecz także dodatek określający formę prawną osoby prawnej (np. „Kowalik Spółka jawna”, „Fundacja Pomoc”), a ponadto może wskazywać na przedmiot działalności, siedzibę tej osoby oraz inne określenia dowolnie obrane. Jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (jak np. handlowe spółki osobowe) są tutaj traktowane na identycznych zasadach jak osoby prawne (art. 435 k.c. w zw. z art. 331 k.c.). Na tym tle wyróżnia się elementy struktury firmy, takie jak: korpus (imię i nazwisko albo nazwa osoby), dodatki obligatoryjne (oznaczenie formy prawnej) oraz dodatki fakultatywne (np. fantazyjne określenia lub wskazujące siedzibę lub przedmiot działalności). W wypadku osobowych spółek handlowych będziemy mieć do czynienia z tymi trzema elementami, natomiast w wypadku spółek kapitałowych jedynie z korpusem i dodatkami obligatoryjnymi.
W przypadku firmy istnieje 6 zasad, które zostały wyróżnione na gruncie przepisów i nauki prawa i na które składają się:
zasada prawdziwości firmy – oznaczająca, że w firmie muszą się zawierać dane prawdziwe, bowiem firma nie może wprowadzać w błąd co do osoby przedsiębiorcy (art. 433 § 2 k.c.);
zasada jedności firmy – polegająca na tym, iż przedsiębiorca może obrać tylko jedną firmę;
zasada wyłączności firmy – zgodnie z którą każda nowa firma powinna odróżniać się dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku (art. 433 § 1 k.c.);
zasada jawności firmy – stosownie do której firma obowiązkowo podlega wpisowi do rejestru (KRS, CEIDG);
zasada ciągłości firmy – w myśl której firma nie ulega co do zasady zmianie w razie takich zmian jak np. utrata przez wspólnika członkostwa w spółce;
- zasada niezbywalności firmy – polegająca na tym, iż sama firma nie może być zbyta, dopuszcza się jednak upoważnienie innego przedsiębiorcy do korzystania z niej (jednak tylko w sposób nie wprowadzający w błąd co do tożsamości przedsiębiorcy).
II. FIRMA SPÓŁKI OSOBOWEJ
Na gruncie spółek handlowych przepisy kodeksowe (k.s.h.) określają szczegółowe zasady dobierania firmy. W wypadku spółek osobowych dostrzegalne jest ograniczanie doboru korpusu firmy – z k.c. wynika, że korpusem firmy musi być nazwa podmiotu, ale k.s.h. dodaje bardziej szczegółowe zasady odnosząc się do nazwisk / nazw wspólników.
W wypadku spółki jawnej jej firma, zgodnie z art. 24 § 1 k.s.h., powinna zawierać: nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko albo firmę (nazwę) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie "spółka jawna", przy czym dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu "sp. j.". Wspólnikami spółki jawnej mogą być osoby fizyczne lub prawne (także „ułomne osoby prawne”) – wówczas te pierwsze dają nazwisko, a drugie firmę (nazwę). Są tutaj różne kombinacje, bowiem swoje nazwisko / nazwę firmie spółki dać może jeden tylko wspólnik, niektórzy z nich bądź też wszyscy wspólnicy. Imiona wspólników mogą, lecz nie muszą zostać podane, stanowiąc jedynie dodatek fakultatywny. Natomiast dodatkiem obligatoryjnym jest określenie formy prawnej spółki – „spółka jawna”, które może zostać skrócone do oznaczenia „sp. j.” Niedopuszczalne zatem będą inne skróty, jak np. „s.j.” czy „sp. jaw.”, a tym bardziej skracanie korpusu firmy (np. „TAXI Kowalik Stecki Spółka Jawna” na „TAXI Kowalik Sp. j.”).
W wypadku spółki partnerskiej firma spółki, w myśl art. 90 k.s.h., powinna zawierać nazwisko co najmniej jednego partnera, dodatkowe oznaczenie "i partner" bądź "i partnerzy" albo "spółka partnerska" oraz określenie wolnego zawodu wykonywanego w spółce. Korpus firmy tej spółki będzie stanowiło nazwisko jednego, kilku lub wszystkich partnerów (już nie nazwy, gdyż partnerami mogą być tylko osoby fizyczne), natomiast pojawiają się tu aż dwa dodatki obligatoryjne, wskazujące, oprócz formy prawnej spółki, także na wykonywany wolny zawód wspólników. Spółka może w obrocie używać skrótu "sp. p.". Natomiast co istotne, dodatków „i partner”, „i partnerzy” nie mogą używać podmioty inne niż spółka partnerska. W wypadku spółki partnerskiej, inaczej niż w wypadku innych spółek osobowych, dodatki fakultatywne odgrywają znacznie mniejszą rolę niż to ma miejsce w odniesieniu do pozostałych spółek osobowych, a to ze względu na obowiązkowe zamieszczanie nazwy wolnego zawodu wykonywanego w spółce, co w połączeniu z nazwiskami partnerów często dostatecznie pozwala zidentyfikować spółkę.
W świetle art. 107 k.s.h. firma spółki komandytowej powinna zawierać nazwisko jednego lub kilku komplementariuszy oraz dodatkowe oznaczenie "spółka komandytowa". Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu "sp.k." (niedopuszczalny zatem będzie skrót „s.k.”). Jeżeli natomiast komplementariuszem jest osoba prawna, firma spółki komandytowej powinna zawierać pełne brzmienie firmy (nazwy) tej osoby prawnej z dodatkowym oznaczeniem "spółka komandytowa". Dzięki temu uniknie się nieporozumień w wypadku często występujących na rynku hybryd spod znaku „Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k.”.
Co ważne, skrócić można jedynie firmę spółki komandytowej a nie komplementariusza tej spółki (niedopuszczalne jest więc używanie w obrocie firmy Polonez sp. z o.o. sp. k.). Powyższe nie będzie wykluczało zamieszczenia w firmie spółki również nazwiska komplementariusza, który jest osobą fizyczną. Co istotne, w firmie spółki komandytowej nie może być zamieszczane nazwisko lub firma (nazwa) komandytariusza – w przypadku naruszenia tej zasady wskazany w firmie spółki komandytariusz będzie odpowiadał wobec osób trzecich tak jak komplementariusz, czyli bez ograniczenia odpowiedzialności za zobowiązania spółki.
W przypadku natomiast spółki komandytowo-akcyjnej, zgodnie z art. 127 k.s.h. jej firma powinna zawierać nazwiska jednego lub kilku komplementariuszy oraz dodatkowe oznaczenie "spółka komandytowo-akcyjna". Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu "S.K.A.". Jeżeli komplementariuszem jest osoba prawna, firma spółki komandytowo-akcyjnej powinna zawierać pełne brzmienie firmy (nazwy) tej osoby prawnej z dodatkowym oznaczeniem "spółka komandytowo-akcyjna". Nie będzie to wykluczało zamieszczenia w firmie spółki również nazwiska komplementariusza, który jest osobą fizyczną. Podobnie jak w wypadku komandytariusza, tak i w wypadku akcjonariusza, jego nazwisko albo firma (nazwa) nie może być zamieszczane w firmie spółki. Złamanie tej zasady będzie skutkowało tym, że wskazany w firmie akcjonariusz będzie odpowiadał wobec osób trzecich tak jak komplementariusz.
III. FIRMA SPÓŁKI KAPITAŁOWEJ
Nieco inne zasady konstruowania firmy występują w odniesieniu do spółek kapitałowych, gdzie korpus może być określany dowolnie, choć pamiętać należy o dodatkach obligatoryjnych wskazujących na formę prawną spółek. Ponieważ korpus firmy może być określony dowolnie i fantazyjnie (w tym przy użyciu wyrazów w języku obcym) dodatki fakultatywne, które są bardzo użyteczne w wypadku spółek osobowych czy jednoosobowych przedsiębiorców, nie występują w firmach spółek kapitałowych.
Zgodnie z art. 160 § 1 k.s.h. firma spółki z o.o. może być obrana dowolnie, powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie "spółka z ograniczoną odpowiedzialnością". Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu "spółka z o.o." lub "sp. z o.o.".
W myśl natomiast art. 305 § 1 k.s.h. firma spółki akcyjnej może być obrana dowolnie, jednak powinna zawierać dodatkowe oznaczenie "spółka akcyjna". Dopuszczalne przez przepisy jest używanie w obrocie skrótu "S.A.".
IV. DODATKI SZCZEGÓLNE
Na zakończenie warto jeszcze wspomnieć o obowiązkowych dodatkach w firmie spółek, które wskazują na szczególną sytuację prawną, w jakiej dany podmiot się znajduje. W wypadku spółek kapitałowych (sp. z o.o. i S.A.), w okresie po ich zawiązaniu do czasu wpisu do rejestru, mają one status spółek w organizacji i dopiero po ich wpisie do rejestru nabędą osobowość prawną. W tym specyficzny okresie firma spółki kapitałowej musi zawierać dodatek „w organizacji” (np. „CONSTALEX Sp. z o.o. w organizacji”).
W okresie likwidacji spółek handlowych, ich firma ulega zmianie poprzez dodanie określenia „w likwidacji” (np. „CONSTALEX Sp. z o.o. w likwidacji”). Możliwe jest nawet wystąpienie dodatku „w organizacji – w likwidacji”, gdy spółka kapitałowa po jej zawiązaniu nie zostanie zgłoszona do rejestru i zajdzie potrzeba jej zlikwidowania. Ogłoszenie upadłości wobec spółki również wymaga zmiany firmy, która odtąd zawierać będzie określenie „w upadłości”, natomiast otwarcie wobec spółki postępowania restrukturyzacyjnego implikować będzie użycie w jej firmie dodatku „w restrukturyzacji”.
Wreszcie w przypadku przekształcenia spółek handlowych, gdy zmiana brzmienia firmy nie polega tylko na zmianie dodatkowego oznaczenia wskazującego na charakter spółki, zgodnie z art. 554 k.s.h. spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy obok nowej firmy z dodaniem wyrazu "dawniej", przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia – np. NOWA S.A. (dawniej: STARA sp. z o.o.).